Formatos condicionales para encontrar un texto en una lista de datos

Lo cierto es que Excel dispone de una gran variedad de formatos condicionales que ayudan a resaltar los datos de forma visual y destacar aquellos que cumplen determinadas condiciones. Son muy fáciles de usar, merece la pena practicar con ellos ya que normalmente el resultado obtenido puede ser muy atractivo.

Pero uno de las posibilidades más interesantes de los formatos condicionales es la de poder aplicarlos a aquellas celdas que cumplen condiciones que especificaremos por medio de fórmulas. Son algo más complejas, sin embargo pueden llegar a tener aplicaciones muy útiles y sernos de gran ayuda.

Vamos a suponer que tenemos una amplia lista de diversos artículos que vendemos, similar a ésta:

Formato condicional
Formato condicional

Ahora deseamos que al introducir un texto en la celda B3, se nos indique de alguna manera las celdas que contienen dicho texto. Por ejemplo, si en B3 escribimos la palabra Flexo, se resaltan las celdas B11 y B12, que son las que la contienen. Una posibilidad es usar un formato condicional. Para ello seleccionamos previamente el rango de la lista (B6:B17 en el ejemplo) y elegimos la pestaña Inicio. En el grupo Estilos, la opción Formato condicional. Aparece un menú a continuación, elegiremos Nueva regla (pues es la primera vez que la establecemos, aunque también en Administrar reglas, se pueden establecer, modificar, etc.). En el cuadro de diálogo siguiente:

Formato condicional2
Formato condicional2

Hemos elegido la última opción de la lista, aquella que pone “Utilice una fórmula…”. Un poco más abajo leemos: “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera”. En nuestro ejemplo queremos que se señalen aquellos valores de la lista de datos que contengan lo que escribamos en la celda B3. Usaremos para ello la función encontrar, que tiene la siguiente sintaxis:
=encontrar(textobuscar,texto)
El primer argumento indica el texto que deseamos buscar y el segundo dónde se buscará, en qué texto. Por ejemplo, supongamos que escribimos en nuestra hoja de cálculo la siguiente fórmula:
=ENCONTRAR("el","Siempre es el mismo")
El resultado es 12. Si contamos, “el” comienza a partir de la letra o posición 12 en el texto “Siempre es el mismo”. Hay que recordar que se cuentan los espacios en blanco y que distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Volviendo a nuestro ejemplo escribiríamos la fórmula siguiente en el apartado “Dar formato a los valores…”:
=ENCONTRAR($B$3,B6)
B3 es la celda que contiene el valor a buscar y es fija (por eso le ponemos los símbolos $), pues siempre ocupará la misma posición. B6 es la primera celda del rango en el que buscaremos, no es fija. Una vez introducida la fórmula, no debemos olvidar dar al botón “Formato” a fin de especificar cómo queremos que nos señale las celdas en cuestión, podemos elegir que se aplique un color azul, por ejemplo. Si olvidáramos este paso, fundamental, aunque la fórmula sea correcta, no funcionaría, pues no habría formato que aplicar. Aceptamos entonces en todas las ventanas hasta volver a nuestra hoja de cálculo. Vemos con asombro que se han señalado todas las celdas en azul. Sin embargo, si colocamos el cursor en B3 y escribimos Tornillos, se nos indican las celdas B6 y B14. ¿Por qué si B3 está vacía se señalan todas? porque todas las celdas cumplen la condición impuesta. ¿Cómo podemos evitarlo? Alterando la fórmula y añadiendo además otra condición de la forma siguiente:
=Y($B$3"",ENCONTRAR($B$3,B6))
Es decir, que B3 no esté vacía.
Otro problema que encontramos es que si escribimos en mayúsculas todo o minúsculas no lo encuentra. Ya comentamos anteriormente que la función encontrar distingue mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo si ponemos TORNILLOS, no se encontrará, pues en la lista aparece escrito Tornillos. Si queremos evitar este problema podemos hacer la búsqueda convirtiendo todo, tanto el texto buscado, como en el que buscamos, a mayúsculas o a minúsculas de la forma siguiente:
=Y($B$3"",ENCONTRAR(MAYUSC($B$3),MAYUSC(B6)))
Con ésta sí funcionará independientemente de cómo escribamos la palabra a encontrar. En la imagen buscamos CABLE, el resultado es correcto:
condicional3

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