Administrador de escenarios de Excel

El administrador de escenarios de Excel nos facilita la realización de distintos supuestos, y la comparación de los resultados de éstos. Cada uno de estos supuestos es lo que se llama escenario. Podemos hacer distintos escenarios, guardarlos, visualizarlos, obtener informes con ellos, etc.

Imaginemos que se nos ha encargado la organización de un evento musical en un local. Queremos vender tres tipos distintos de entradas, cada una de las cuales tendrá un precio diferente. La organización de dicho evento conlleva una serie de gastos fijos de iluminación, etc. Estamos barajando varias posibilidades en cuanto al precio a asignar a cada entrada y nos gustaría hacer una comparativa de las ganancias en función de éste. De esta manera, sabremos nuestras ganancias y será más fácil ajustar los otros conceptos.

Empezamos por realizar una hoja con los distintos conceptos y ponemos unos posibles valores para las entradas (que llamamos A, B y C para distinguirlas). El precio que pondremos en este momento es el que consideramos precio medio, por ejemplo:

Ejemplo escenarios
Ejemplo escenarios

Como vemos, tenemos 100 entradas de tipo A, cada una con un precio de 100€. 200 entradas de tipo B, a 80€ cada una, y 250 entradas de tipo C que cuestan 50€ cada una. Hacemos las correspondientes  fórmulas y para estos precios ganamos un total de 13500€. Vemos en la imagen a continuación, las fórmulas que se usaron para los cálculos, por si queda alguna duda:

Ejemplo escenarios
Ejemplo escenarios

Bien, suponiendo que estos precios de entrada son lo que consideramos precio medio, queremos comparar las ganancias obtenidas con otros posibles precios de entrada.

Primero vamos a guardar estos datos como un escenario (podemos pensar como que escenario es sinónimo de supuesto).

Seguiremos los pasos siguientes:

  1. Seleccionamos la opción Análisis Y si dentro en la pestaña Datos.
  2. En el cuadro que aparecerá pulsamos el botón Agregar.
  3. A continuación damos un nombre a este escenario, el que queramos, podemos llamarle Precio medio, para acordarnos.
  4. En celdas cambiantes daremos las celdas que contendrán los valores, en este caso, de los precios de las distintas entradas. Siguiendo con nuestro ejemplo, sería el rango C3:C5.
  5. Damos a aceptar
  6. Ahora nos pide los valores para las celdas anteriores, como ya los teníamos puestos en la hoja de cálculo, aparecerán por defecto. Por lo tanto solo será necesario dar al botón aceptar.
  7. Vuelve a aparecer la pantalla del punto número 2, pero esta vez observamos que ya tiene un escenario llamado “precio medio” (el que acabamos de añadir”.
  8. Ahora repetiremos los pasos, desde el número 2, por cada uno de los escenarios posibles. Por ejemplo, podemos poner un escenario que llamaremos precio barato y con los precios de las entradas A, B y C a 90, 60 y 35 euros respectivamente, Y otro escenario al que llamamos precio caro en el que las entradas valgan 120, 90 y 60. Por cada uno de ellos, repetimos los pasos, los rangos de las celdas cambiantes son los mismos, lo único que cambiaremos será el valor que les asignamos y que se nos pedirá al final, serán los que acabamos de comentar.

Una vez realizado todos los pasos, en el administrador de escenarios tendremos los siguientes:

Ejemplo escenarios
Ejemplo escenarios

Si hacemos doble click sobre alguno de los escenarios creados, veremos que los valores en la hoja de cálculo cambian y se calculan las fórmulas conforme a los valores del escenario elegido.

En el cuadro de escenarios también disponemos de uno botones que nos permitirán seguir añadiendo nuevos escenarios, modificar o borrar alguno de los ya creados. Muy interesantes es el botón llamado Resumen. Si pulsamos veremos algo parecido a esto:

Ejemplo escenarios
Ejemplo escenarios

Se nos muestra un informe con el resumen de los distintos escenarios, los valores y los resultados en función de estos. Este resumen se presenta en una hoja que se insertaá nueva. Podemos conseguir una presentación mucho mejor y con mayor claridad, si a las celdas C3, C4, C5 y D13 que ahora mismo aparecen con sus coordenadas, les asignamos previamente un nombre de rango (como se vio ya en la entrada ->asignar nombres rápidamente<-). Por ejemplo podemos llamarlas: TipoA, TipoB, TipoC y Ganancias, respectivamente. Una vez nombrados los rangos, debemos volver a generar el resumen dándole al botón, y finalmente el resultado es como sigue:

Ejemplo escenarios
Ejemplo escenarios

¿Tienes ya pensado a qué puedes aplicar el Administrador de Escenarios?.

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