Fórmulas que hacen referencia a otro libro

Ya en una ocasión anterior comentamos cómo tener varios libros abiertos y trabajar con ellos, >ver aquí<.

Comentábamos entonces que podemos tenerlos abiertos simultáneamente y mostrándolos en la pantalla en mosaico, comparar datos contenidos en uno y en otro, o compartir datos en fórmulas. Supongamos que tenemos los siguientes libros:

Imagen

A la izquierda tenemos una tabla de datos con unos artículos. Cada fila muestra un identificador del artículo, su nombre y el precio por unidad correspondientes. En el libro de la derecha suponemos una serie de facturas. Solo queremos poner los datos: fecha de la factura, cantidad y el identificador del artículo. Queremos que el resto de datos aparezcan de forma automática, extrayendo dichos datos del otro libro.

En la primera factura, por ejemplo, ocupa la fila dos, hemos puesto la fecha: 12/01/2014 y el id de artículo 1. A continuación queremos que el nombre del artículo se encuentre automáticamente en la lista de datos y lo muestre en la celda C2. Procederemos de la forma siguiente:

  • Colocamos el cursor en la celda C2
  • Escribimos el signo =
  • Escribimos la función Buscarv (se puede ver una explicación de Buscarv más detallada > pulsando aquí <)
  • Abrimos los paréntesis de la función, y como primer argumento escribimos el valor buscado, B2, la celda a la izquierda en el libro de facturas. Se trata del id concreto que buscamos
  • El segundo argumento será la tabla dónde se debe buscar el id. Para hacerlo, sólo tenemos que hacer clic en el libro de Artículos y seleccionar el rango de la tabla de datos, es decir, A2:C9. Observamos que delante del rango aparece el nombre del libro y el nombre de la hoja que lo contiene. Será algo similar a ésto: [articulos.xlsx]Hoja1!$A$2:$C$9.
  • Por último, el tercer argumento es un número que corresponde a la columna en que se encuentra el dato que queremos extraer. Como en C2 queremos que aparezca el nombre del artículo y en la tabla de datos es la segunda columna, ponemos un 2.

Resumiendo, la fórmula en C2 aparecerá finalmente como sigue:

=BUSCARV(B2;[articulos.xlsx]Hoja1!$A$2:$C$9;2)
Ahora en esta celda aparece el nombre del artículo correspondiente al Id uno: Libreta. Y aún cerrando el libro de Artículos, ese vínculo permanecerá. Es más, si cambiáramos la descripción en el origen (artículos), se cambiaría en el libro facturas.
A continuación escribiremos una fórmula muy similar para extraer el precio por unidad del artículo en la celda E2:
=BUSCARV(B2;[articulos.xlsx]Hoja1!$A$2:$C$9;3)
En este caso solo cambiamos el tercer argumento, ya que el id a consultar y la tabla de datos están en el mismo sitio, son los mismos datos. Sin embargo, lo que queremos extraer es el precio, situado en la tercera columna.
Finalmente introducimos la fórmula para calcular el total, que será la cantidad por el precio unitario: =D2*E2
Estas fórmulas las podemos copiar hacia abajo. Obtenemos el resultado siguiente:
libros2

Si en el momento de introducir las fórmulas de BuscarV el Id del artículo estuviera en blanco, te aparecerá un error #N/A que desaparece en el momento en que pongas algo en esa celda. No te preocupes demasiado por ello.

Como ya comenté más arriba, si cambias un dato en el libro artículos, se reflejará en el de factura, pues existe un vínculo entre ellos. Por ejemplo si cambias el precio de las libretas a 15, cambiará también el importe de la factura. Puede ser que llegado un momento necesites “romper” ese vínculo, y evitar de esa manera la actualización. Para ello utiliza la opción dentro de Datos en la cinta de opciones llamada Editar vínculos. Procede de la forma siguiente:

  • Sitúate en el libro que contiene las referencias, el de Facturas
  • Selecciona Datos y Editar vínculos.
  • Si existen varios vínculos a distintos libros, selecciona los que quieres modificar.
  • Pulsa el botón Romper vínculos.

A partir de ese momento desaparecerán las fórmulas que hacían referencia al libro artículos y comprobarás que se ha cambiado por el valor correspondiente. Es decir, en lugar de =BUSCARV(B2;[articulos.xlsx]Hoja1!$A$2:$C$9;2) en la celda aparece Libretas. Ahora aunque cambies en Artículos, el libro Facturas continuará mostrando Libretas.

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