Funciones de usuario en Excel

El programa Excel cuenta con muchas, muchísimas funciones. Puede que conozcas solo algunas o que tengas un conocimiento extenso de todas ellas. Pero lo que es seguro es que si usas Excel, en algún momento habrás tenido que usarlas. Seguro que te suenan las funciones suma, contar, etc. Las puedes ver todas pulsando en un pequeño símbolo que aparece en un lado de la barra de fórmulas (también puedes verlas en la cinta de opciones, pero es más rápido así) :


fdu
Si pulsas en fx tendrás acceso a todas ellas ordenadas por diversas categorías.
Sin embargo, puede darse el caso de que en un trabajo concreto tengamos necesidad de una función y no exista.
Las funciones que el programa provee, que son muchas, son de carácter general y utilísimas. Alguien las ideó y las escribió para que tú las puedas usar en tu libro. Aunque a veces no se ajustan a casos particulares. Alguna vez puede que hayas pensado “Necesitaría una función que me hiciera el cálculo X…” o “Esta función de Excel está muy bien, pero si además calculara de esta otra forma…”.
Para estos casos especiales, Excel nos permite crear nuestras propias funciones personalizadas. Se denominan Funciones de Usuario (FDU).
¿Son fáciles o difíciles?. Sinceramente, depende de los conocimientos previos que tengas y de la función que quieras realizar. claro.
¿Qué necesitas?. En primer lugar, tener claro lo que deseas obtener y los pasos a dar. Activar la ficha del programador para que aparezca en la cinta de opciones, si no la ves o no recuerdas cómo se hacía, consulta >esta entrada< para recordarlo. Por último, sigue los pasos que te comento a continuación para crear tu función de usuario.
Supongamos que queremos una función para calcular la hipotenusa de un triángulo rectángulo y Excel no tiene esta función entre las muchas que trae definidas. La hipotenusa de un triángulo es la raíz cuadrada de la suma de los cuadrados de los lados que componen el ángulo recto (llamados catetos). Si quieres puedes consultar >aquí< para saber más sobre la hipotenusa.
Una vez sabemos lo que queremos calcular y cómo lo calculamos, elegimos la ficha del programador y damos en la opción Visual Basic. Entramos en el editor de VBA:
fdu2
En la parte izquierda irás viendo los distintos proyectos y componentes de cada uno de ellos. En la derecha, escribirás los programas, funciones, etc.
Inserta un módulo. Para ello elige arriba en el menú la opción Insertar y módulo. En la izquierda, en la carpeta de módulos, aparecerá el nuevo módulo con el nombre genérico modulo1. Ahora en la derecha, escribe el código siguiente:
Function hipotenusa(x, y)
hipotenusa = Sqr(x ^ 2 + y ^ 2)
End Function

Observa lo siguiente:

  • Comenzamos por la palabra function que es lo que indica que estamos definiendo una función. A continuación ponemos el nombre que le asignamos a la función, como lo que calcula es la hipotenusa, la llamamos así. Entre paréntesis ponemos los argumentos que recibirá nuestra función, que son los lados conocidos del triángulo, x e y. Estos argumentos van separados por comas. Hemos elegido llamarlos x e y, pero podemos llamarlos como queramos.
  • Nuestra función es muy muy sencilla, pero podría contener muchas más líneas. En este caso nos limitamos a indicar la operación matemática, en indicarle que ese cálculo es el que la función tiene que devolver. Eso es lo que quiere decir la segunda línea. Observa como antes del igual ponemos el mismo nombre de la función para hacerlo.
  • Sqr es la raíz cuadrada de un número. Puede que ya te estés preguntando por qué no usamos la función raíz de Excel. De hecho podríamos hacerlo, pero de otra manera. Usamos la función Sqr que es más sencillo, pero está en inglés (square root). Seguro que ya te habrás dado cuenta que da igual el idioma en que tengas Excel, los comandos de VBA están siempre en inglés, también es el caso de Function.
  • Los ^ que aparecen en la fórmula se leen “elevado a” 2 en este caso, por lo tanto estoy calculando el cuadrado del número. No olvides cerrar los paréntesis.
  • Finalmente la última línea, End Function, que indica que ahí acaba nuestra función. Excel se ocupa de escribirla automáticamente para que no la olvidemos. Si por cualquier cuestión se te hubiera borrado o no aparece, no olvides ponerla.
  • Fíjate que algunas palabras de lo que has escrito te aparecen en azul. De hecho no sería buena señal que no te aparezcan en ese color, pues eso significa que son palabras de VBA y como tal las reconoce. Por contra, hipotenusa es un nombre que nosotros asignamos y podemos poner esa palabra u otra a nuestra conveniencia.

Una vez escrito, vuelve al libro (basta con que pulses en la parte de abajo de la ventana, donde aparecerá un botón con el nombre del libro). Sitúate en una celda, por ejemplo A1, escribe “cateto 1”, En A2, escribe “cateto 2” y en A3 escribe “hipotenusa” (sin comillas). Ahora en B1 escribe el valor 4, en B2 el valor 3.
En B3 vamos a usar la función hipotenusa. Sitúa el cursor en ella. Escribe el signo igual = y escribe la palabra hipotenusa. A medida que vayas escribiendo verás que aparece tu función igual que las que tiene Excel. Escribe la fórmula completa:

=hipotenusa(B1;B2)

Pulsa intro y verás cómo aparece el resultado: 5.
A partir de ahora puedes usarla de forma idéntica a las demás funciones que el programa trae incorporadas.
Cuando intentes guardar el libro, Excel detecta que contiene la función y te indica que debes guardarlo como libro con macros.
Seguro que ya se te ocurren muchas otras funciones de utilidad para tu trabajo diario. ¿Cuáles?.

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