Supongamos que habitualmente trabajas con Excel y tienes una tabla de datos en la cual reflejas los datos más importantes de tus clientes. Imagina que son los siguientes:
Y ahora, te gustaría enviarles una carta para que acudan a la presentación de un nuevo producto. Claro, Excel está muy bien como hoja de cálculo, pero deja bastante que desear a la hora de realizar un texto con una buena presentación, así que lo mejor para este caso sería pode usar Word. La carta que quieres enviar sería más o menos así:
Pero arriba desearías poner el encabezado con el nombre y dirección (en este caso) del clientes y donde aparece «Estimado/a» quisieras que los acompañara el nombre de cada uno. Evidentemente en el caso que nos ocupa sólo son cinco clientes y podrías copiar y pegar, cambiar el nombre, creando así cinco cartas diferentes. Pero ¿y si en vez de cinco fueran cinco mil?. Entonces sí pensarías en usar un método que te simplifique el proceso, seguro.
Ese método es combinar correspondencia y en realidad es bastante sencillo.
De una parte tenemos una tabla de datos de Excel, con 5, 20, 2000 o los clientes que sean. Recomendable es que la primera fila sea el nombre del campo, del dato que ocupa la columna. En el ejemplo ves que la celda A1 contiene la palabra «Nombre» que describe el tipo de datos que ocupa la columna A. En la celda B1 tenemos «Apellidos» y describe el tipo de datos de la columna B, y así sucesivamente. Las palabras Nombre, Apellidos, etc. son los nombres de campos, la palabra que describe el dato contenido en la columna correspondiente.
También es muy recomendable que tu tabla comience en la primera celda y sobre todo que no haya entre medias otras cosas que no sean de la tabla de datos. En el ejemplo comenzamos en la celda A1.
Por otra parte tendremos el texto de la carta que queremos enviar a nuestros clientes. En esta carta de momento solamente escribiremos de momento el texto fijo, por así decir. Escribimos aquello que será igual para todos los clientes.
Con estas dos cosas podemos empezar a trabajar, y en Word, elegiremos la opción Correspondencia en la cinta del menú. Especificaremos los siguientes apartados que encontramos dentro de dicha opción:
- Iniciar combinación de correspondencia: elegimos el tipo de escrito que deseamos realizar. En nuestro ejemplo suponemos que es carta, y elegimos esta opción.
- Selecciona destinatarios: como los datos ya están (en Excel) elegimos Usar lista existente. Al pulsar nos aparece un directorio de los archivos. Buscamos nuestro libro de Excel (para ello deberías haberlo guardado previamente). A continuación nos aparecen las tablas de datos que tenemos en Excel. En nuestro caso está en la Hoja1$, la seleccionamos y le indicamos que la primera fila es de encabezados (los nombres de los distintos campos). Aceptamos.
- Insertar campo combinado: este paso lo realizamos por cada uno de los datos que queramos inserta en nuestra carta. Por ejemplo, para que aparezca «Estimado/a» y a continuación el nombre del cliente, nos situamos en la posición y haremos la opción seleccionando el campo llamado Nombre (que es el de la columna A) con esto conseguimos que Word sepa que ahí deberá insertar cada uno de los nombres que hay en la columna A. Cuando hagamos la opción veremos que no aparece el dato en sí sino que Word indica el campo entre corchetes, así : { Nombre}. Y como decíamos, insertamos los campos en la posición deseada, por ejemplo, al final nuestra carta queda así:
Observa que en el caso de que queramos insertar una separación de un espacio, como entre nombre y apellidos, o un guión, como entre ciudad y país, debes insertarlo entre los corchetes de cada uno de los campos.
Pues ya está, ya puedes hacer la opción Finalizar y combinar para ver el resultado.
En el caso de que sólo quisieras escribir a unos clientes determinados, por ejemplo a los de Madrid, puedes filtrarlos por medio de la opción Editar lista de destinatarios.
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