Traer datos de Access a Excel

Por la cuestión que sea, puede ser que en alguna ocasión necesites traer datos de otros programas, datos que estén en otro formato diferente, a Excel.
En mi experiencia, no suele tener mayor problema y resulta muy sencillo. En el caso de Access además, hay que pensar que ambos son programas de Microsoft con lo que este intercambio está previsto, y se realiza de forma cómoda entre los dos, en cualquiera de los dos sentidos.


Vamos a ver cómo sería para traer una tabla cualquiera de Access a una hoja de Excel. Contamos con una tabla en Access de ejemplo con los siguientes datos y estructura:

Datos de la tabla de clientes en Access
Datos de la tabla de clientes en Access
Estructura de la tabla ce clientes en Access
Estructura de la tabla ce clientes en Access

Esta tabla se encuentra en una base de datos Access a la que hemos llamado Facturas.
Queremos traer estos datos a una hoja de nuestro libro Excel.
Para ello seleccionamos la pestaña de menú Datos.
Y dentro del grupo Obtener datos externos, vemos un botón que se llama precisamente Access, pulsaremos en él:

Botón para traer datos a Excel desde Access
Botón para traer datos a Excel desde Access

Al pulsar nos aparece el típico cuadro que nos permite buscar en las carpetas un archivo. Buscaremos Facturas, que es como hemos llamado a nuestra base de datos

Buscamos nuestra base de datos
Buscamos nuestra base de datos

Nos aparecerá la lista de tablas que incluye la base de datos:

Lista de tablas de nuestra base de datos
Lista de tablas de nuestra base de datos

Elegimos clientes, que es la que contiene los datos de ejemplo que deseamos traer a nuestra hoja. Se nos pregunta a continuación dónde queremos insertar el resultado y en qué forma. Para el primer caso situamos el cursor en donde queremos que aparezcan los datos. En nuestro caso hemos elegido en forma de tabla, pero como puedes ver puedes elegir si quieres una tabla dinámica, etc.
Pulsando en el botón de opciones podemos cambiar cada cuanto tiempo se actualizarán los datos. Como podrás comprobar, se crea una especie de vínculo de tu hoja con la tabla y a medida que cambies datos en la tabla, puede ser que te interese que se actualice tu hoja reflejando dichos cambios.

Dónde pondremos los datos y cómo
Dónde pondremos los datos y cómo

Finalmente obtendremos el resultado en forma de tabla de datos Excel:

Tabla de resultado
Tabla de resultado

Como ya te he comentado, los datos estarán vinculados con la tabla Access a partir de este momento. Si cierras (habiendo guardado previamente) el libro, cuando lo vuelvas a abrir verás que sobre la barra de fórmulas te aparece un mensaje de advertencia que te informa de esto:

Advertencia de seguridad
Advertencia de seguridad

Si en la tabla Access has realizado algún tipo de actualización y quieres que Excel lo refleje, debes pulsar en el botón opciones y habilitar contenido para que así sea.
Por el contrario, si en lo sucesivo no quieres que exista el vínculo y que no se actualice con los cambios en Access, utiliza el botón Conexiones, dentro del menú Datos, para eliminar este vínculo pulsando en Quitar:

Administrar conexiones existentes
Administrar conexiones existentes

Personalmente prefiero tratar datos con Access, que para eso es precisamente un gestor de bases de datos, sin embargo es cierto que Excel permite una gran agilidad y rapidez. ¿Tú cual prefieres?

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