12+1 trucos en Excel para hacer tu trabajo más eficiente y rápido.

1.- Usa el corrector para escribir abreviadamente nombres largos:

En Archivo/Opciones/Revisión, pulsa en el botón Opciones de Autocorrección. Escribe la abreviatura y aquello por lo que se tiene que sustituir cuando se escriba ésta. Como en este ejemplo:

Uso del corrector
Ejemplo de texto

Cuando escribas MSM en tu hoja, aparecerá automáticamente el texto “Muy señores míos: “. Lo mismo puedes hacer para cualquier nombre largo que tengas que escribir con frecuencia.

2.- Cámbiale el nombre a la hoja de forma rápida:

Haz doble clic en la pestaña de la hoja, donde aparece el nombre. Aparecerá el nombre remarcado. Escribe el nombre nuevo. Pulsa Intro y listo.

3.- Oculta datos de miradas indiscretas:

Selecciona Inicio/Celdas/Formato/Formato de celdas/Personalizada. O más rápido aún: pulsa Ctrl + 1 y elige la pestaña Número. En tipo escribe ;;; y dale a Aceptar. Cuando escribas no se verá lo escrito. También puedes usar el mismo color de letra que el fondo para conseguir un efecto parecido, aunque es más fácil de detectar 🙂 o de cambiar accidentalmente.

Si te fijas en la barra de fórmulas, aunque no se vea en la hoja, lo que escribes sí está en la celda.

4.- Une textos con el operador &:

Si conoces la función concatenar, ya sabes que sirve para unir textos. Sin embargo es más sencillo y rápido si unes textos con el operador &. De esta manera:

Concatenar
Uniendo textos que se encuentran en diferentes celdas

Fíjate que entre A2 y B2 he puesto  “ “ (es un espacio entre comillas) para evitar que aparezca todo junto, igualmente entre B2 y C2.

¡Ah!, que no se me olvide, no necesariamente tiene que ser texto, también vale números, fechas, etc.

5.- Evita algunos errores en la entrada de datos:

Con el ritmo frenético con el que trabajamos a diario es muy comprensible que se cometan fallos. Uno de los más frecuentes en Excel son los de mecanografiado. Muchos pueden evitarse llamando la atención de la persona que escribe, en el mismo momento que ocurre.

Por ejemplo, supongamos que tenemos que rellenar una tabla con los datos de los trabajadores de nuestra empresa y uno de ellos es el número de hijos. Normalmente este dato no admite decimales, una persona no suele tener 2,0132 hijos…¿no?… (bueno, en las estadísticas sí, pero eso es otra cosa, jeje).

Seleccionamos Dato/Herramientas de datos/Validación de datos/Validación de datos (sí, hay dos opciones que se llaman igual y hay que seleccionarlas) Entonces en el cuadro que aparece a continuación elegimos que sea un número entero (sólo admitirás números enteros: 1, 2, 3, 4, etc.). Además podemos añadir algún límite, por ejemplo tampoco es habitual que se tengan -4 hijos (en negativo) podemos decir que sea mayor que 0, por si acaso. Así:

Validar datos
Evitar que se introduzcan decimales y números negativos.

Cuando alguien se equivoque, saltará un aviso (que por cierto, también puedes personalizar) para que se dé cuenta y pueda corregir el error.

6.- Introduce números con ceros a la izquierda:

Numéricamente el cero a la izquierda no tiene ningún valor. Si intentas escribir 000345 los ceros del comienzo desaparecerán y verás sólo 345. Y sin embargo hay números que lo requieren (códigos postales, números identificativos, teléfonos, etc.) Para esto hay varias soluciones. La más rápida es que escribas un apóstrofo al inicio, así: ‘000345. El número entra automáticamente como texto. Aparecerá una esquina en verde indicando que tiene un error. Como en este caso no lo es, podemos hacer que no aparezca la notificación del error. Selecciona Archivo/Opciones/Fórmulas. En el último grupo, desmarca la opción “Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo” que estará seleccionado por defecto.

7.- Desplazar o mover de forma rápida las celdas de un rango:

Cuando tienes seleccionado un rango verás que al mover el ratón por cualquiera de los lados de éste, el cursor se convierte en una cruz con las puntas de flecha. Más o menos se ve así:

Copiar y mover
En el borde de los rangos aparece el cursor cambiado mostrando una cruz,

En ese momento, haz clic con el ratón y arrastra hasta la posición nueva que desees. Suelta el botón. El rango se desplaza al lugar indicado.

Si haces esto mismo, y al hacer en el botón del ratón mantienes la tecla Ctrl, el resultado es que se copia.

8.- Una línea diagonal en una celda:

Por ejemplo para hacer una separación visual de los datos en las columnas y las filas. Así:

Diagonal en celda
Ejemplo de utilización de línea diagonal

Para ello selecciona Inicio/Fuente/Bordes/Mas bordes, el color y tipo de línea que desees. Luego pulsa en alguno de los botones indicado en la imagen según la orientación que quieras darle a la diagonal:

Diagonal en celda
Botones para añadir una línea diagonal a las celdas

No olvides pulsar Aceptar al final. Y listo.

9.- Añade varias columnas o filas de una sola vez:

Haz clic y arrastra seleccionando tantas columnas/filas como quieras añadir. ¿Quieres añadir cuatro filas? Pues clic y arrastra seleccionando cuatro filas. ¿Quieres añadir dos columnas? Clic y arrastra seleccionando dos columnas. Luego pulsa el botón derecho del ratón y elige Insertar. ¡Ah! Ten en cuenta que se insertan a partir de la primera columna/fila seleccionada. Esto quiere decir que si tienes algo escrito en esas posiciones, se desplazará hacia la derecha (en el caso de las columnas) o hacia abajo (en las filas). Así que piensa antes de insertar. De todas formas, lo puedes deshacer en el caso de que algo no salga bien. :S

10.- Abre varios libros a la vez:

Selecciónalos en su localización pulsando la combinación de teclas Ctrl + Intro. Y luego pulsa la tecla Intro. Excel abrirá todos los archivos a la vez, en bloque.

También puedes elegir Archivo /Abrir desde Excel, seleccionar varios ficheros de la lista con Ctrl+Intro y pulsar en el botón Abrir. El resultado es el mismo.

Si tienes que trabajar con varios archivos, es una forma rápida de abrirlos todos de una vez.

11.- Cambia de un libro abierto a otro rápidamente:

Al hilo del punto anterior, cuando tengas varios libros abiertos, puedes ir de uno a otro pulsando la combinación Ctrl + Tab. Excel irá cambiando de uno a otro y mostrándolos todos sucesivamente.

12.- Selecciona toda una hoja de forma rápida:

Simple y sencillo. Pulsa en la esquina superior izquierda (justo encima de la fila 1 y a la derecha de la columna A) y verás cómo Excel señala todas las celdas de la hoja actual.

Toda la hoja
Selección de toda la hoja

De esta forma podrás cambiar el tipo de letra, formatos, y realizar todo tipo de operaciones con toda la hoja de una sola vez.

12+1.- Añade opciones a la barra rápida para tener más a mano las que uses con frecuencia:

La barra rápida es ésa de la esquina superior izquierda que normalmente tiene tres opciones: guardar, deshacer y rehacer. A continuación puedes ver un pequeño triángulo. Si haces clic, aparecerán una serie de comandos, algunos muy habituales. Selecciona aquellos que te resulten más útiles y que uses con frecuencia. De esta forma los tendrás mucho más a mano y no tendrás que rebuscar entre las opciones de los menús.

Barra rápida
La barra rápida

En la imagen vemos que además de las habituales, hemos añadido el correo y la impresión rápida.

🙂

 

Buscar en varias columnas con Excel. Donde no llega la función BUSCARV…

Excel es sin duda alguna un gran programa y aunque, como es mi caso, lleves mucho tiempo trabajando con él, siempre encuentras cosas que aprender e investigar. Lo mejor de Excel es que siempre puedes aprender algo.

No sé si me equivoco, pero tengo la impresión de que en general las fórmulas matriciales son unas grandes desconocidas. Y sin embargo estoy convencidísima de su gran utilidad. Puede que tengan algún inconveniente (quizá consuman muchos recursos, es cierto), pero en la “dosis” justa, seguro que podemos obtener un rendimiento óptimo de nuestras hojas.

Ya hemos dedicado algún que otro post a la función BUSCARV (*), una de las más útiles que tiene Excel, sin duda. El caso es que BUSCARV tiene algunas limitaciones, y probablemente las más importantes es que sólo permite buscar en la primera columna de la tabla de datos. Es extremadamente útil cuando esta posición es ocupada por datos únicos y de los cuales sabemos a ciencia cierta que no se van a dar repetidos (ejemplos típicos podrían ser el DNI, el número de las facturas, el código de artículo), que identifican de manera única el registro.

¿Qué pasa entonces si en nuestro caso tenemos registros que no hay manera de identificar como hemos descrito anteriormente? Imaginemos que tenemos la siguiente tabla de productos y, por los motivos que sean,  no podemos modificar su estructura:

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Pasapalabra también con Excel

Pasapalabra es uno de los concursos más conocidos de los emitidos por una televisión en España. Lleva muchísimos años en antena y con mucho éxito. Para quien no conozca el programa, comentar que a lo largo de todo él, dos concursantes realizan distintas pruebas con las que van acumulando tiempo. Este tiempo es el que al final disponen para resolver la prueba estrella del programa: el rosco. El rosco consiste en 25 definiciones, nombres de autores, países, etc. que deben responder. El tiempo normalmente es escaso y algunas palabras complicadas, otras son más sencillas. Si uno de los concursantes consigue responder correctamente a todas, se lleva lo que haya acumulado en el bote. Cuando ninguno de los dos lo consigue, el que tenga más aciertos, y menos fallos en el caso de empatar, se lleva un premio de 600€ y puede volver a intentarlo en el programa siguiente. En este caso además, el bote del rosco acumula 6000€ más a lo que ya hubiera. Como a veces tardan mucho tiempo en acertar, el bote puede tener una gran cantidad de dinero. Hace poco, una concursante se llevó un bote de más de millón y medio de euros. No está mal.

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Traer datos de Access a Excel

Por la cuestión que sea, puede ser que en alguna ocasión necesites traer datos de otros programas, datos que estén en otro formato diferente, a Excel.
En mi experiencia, no suele tener mayor problema y resulta muy sencillo. En el caso de Access además, hay que pensar que ambos son programas de Microsoft con lo que este intercambio está previsto, y se realiza de forma cómoda entre los dos, en cualquiera de los dos sentidos.

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Programa realizado en VBA Access para control de mantenimientos preventivos de maquinaria diversa

El siguiente programa está realizado en VBA Access totalmente personalizado para uno de mis clientes. La finalidad es controlar una serie de mantenimientos que se deben realizar  periódicamente sobre maquinaria diversa. Estos trabajos  se realizan con cierta periodicidad  que suele comprender un número de semanas determinado o la cantidad de horas trabajadas por la máquina. En cualquier caso depende del tipo de mantenimiento y de la máquina. El objetivo final es ahorrar en costes de reparaciones y de seguros, alargar la vida útil de la maquinaria, realizando para ello distintas acciones preventivas.

Incluye el diseño de la base de datos, las tablas y relaciones entre ellas. Los distintos formularios de entrada de datos e informes para la obtención de los listados. Por supuesto el análisis y desarrollo de los distintos algoritmos necesarios para el correcto funcionamiento del programa.

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Cómo añadir un tipo de letra que te guste a tus documentos Office

Puedes buscar a través de la red. Encontrarás multitud de sitios para descargar tipos de letras de forma gratuita. Basta con que busques un poco. Puedes poner “tipos de letra gratis”, “fuentes gratuitas”, etc. Una vez localizada la letra que te gusta, estas páginas disponen normalmente de un botón en donde te permitirán descargarlas, para bajarlas a tu ordenador. Suelen facilitarte varios ficheros en distintos formatos y algún tipo de instrucción. Así que lo que se suele descargar es un archivo comprimido. Búscalo en el lugar de las descargas y, con el programa adecuado, descomprime el archivo:

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