12+1 trucos en Excel para hacer tu trabajo más eficiente y rápido.

1.- Usa el corrector para escribir abreviadamente nombres largos:

En Archivo/Opciones/Revisión, pulsa en el botón Opciones de Autocorrección. Escribe la abreviatura y aquello por lo que se tiene que sustituir cuando se escriba ésta. Como en este ejemplo:

Uso del corrector
Ejemplo de texto

Cuando escribas MSM en tu hoja, aparecerá automáticamente el texto “Muy señores míos: “. Lo mismo puedes hacer para cualquier nombre largo que tengas que escribir con frecuencia.

2.- Cámbiale el nombre a la hoja de forma rápida:

Haz doble clic en la pestaña de la hoja, donde aparece el nombre. Aparecerá el nombre remarcado. Escribe el nombre nuevo. Pulsa Intro y listo.

3.- Oculta datos de miradas indiscretas:

Selecciona Inicio/Celdas/Formato/Formato de celdas/Personalizada. O más rápido aún: pulsa Ctrl + 1 y elige la pestaña Número. En tipo escribe ;;; y dale a Aceptar. Cuando escribas no se verá lo escrito. También puedes usar el mismo color de letra que el fondo para conseguir un efecto parecido, aunque es más fácil de detectar 🙂 o de cambiar accidentalmente.

Si te fijas en la barra de fórmulas, aunque no se vea en la hoja, lo que escribes sí está en la celda.

4.- Une textos con el operador &:

Si conoces la función concatenar, ya sabes que sirve para unir textos. Sin embargo es más sencillo y rápido si unes textos con el operador &. De esta manera:

Concatenar
Uniendo textos que se encuentran en diferentes celdas

Fíjate que entre A2 y B2 he puesto  “ “ (es un espacio entre comillas) para evitar que aparezca todo junto, igualmente entre B2 y C2.

¡Ah!, que no se me olvide, no necesariamente tiene que ser texto, también vale números, fechas, etc.

5.- Evita algunos errores en la entrada de datos:

Con el ritmo frenético con el que trabajamos a diario es muy comprensible que se cometan fallos. Uno de los más frecuentes en Excel son los de mecanografiado. Muchos pueden evitarse llamando la atención de la persona que escribe, en el mismo momento que ocurre.

Por ejemplo, supongamos que tenemos que rellenar una tabla con los datos de los trabajadores de nuestra empresa y uno de ellos es el número de hijos. Normalmente este dato no admite decimales, una persona no suele tener 2,0132 hijos…¿no?… (bueno, en las estadísticas sí, pero eso es otra cosa, jeje).

Seleccionamos Dato/Herramientas de datos/Validación de datos/Validación de datos (sí, hay dos opciones que se llaman igual y hay que seleccionarlas) Entonces en el cuadro que aparece a continuación elegimos que sea un número entero (sólo admitirás números enteros: 1, 2, 3, 4, etc.). Además podemos añadir algún límite, por ejemplo tampoco es habitual que se tengan -4 hijos (en negativo) podemos decir que sea mayor que 0, por si acaso. Así:

Validar datos
Evitar que se introduzcan decimales y números negativos.

Cuando alguien se equivoque, saltará un aviso (que por cierto, también puedes personalizar) para que se dé cuenta y pueda corregir el error.

6.- Introduce números con ceros a la izquierda:

Numéricamente el cero a la izquierda no tiene ningún valor. Si intentas escribir 000345 los ceros del comienzo desaparecerán y verás sólo 345. Y sin embargo hay números que lo requieren (códigos postales, números identificativos, teléfonos, etc.) Para esto hay varias soluciones. La más rápida es que escribas un apóstrofo al inicio, así: ‘000345. El número entra automáticamente como texto. Aparecerá una esquina en verde indicando que tiene un error. Como en este caso no lo es, podemos hacer que no aparezca la notificación del error. Selecciona Archivo/Opciones/Fórmulas. En el último grupo, desmarca la opción “Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo” que estará seleccionado por defecto.

7.- Desplazar o mover de forma rápida las celdas de un rango:

Cuando tienes seleccionado un rango verás que al mover el ratón por cualquiera de los lados de éste, el cursor se convierte en una cruz con las puntas de flecha. Más o menos se ve así:

Copiar y mover
En el borde de los rangos aparece el cursor cambiado mostrando una cruz,

En ese momento, haz clic con el ratón y arrastra hasta la posición nueva que desees. Suelta el botón. El rango se desplaza al lugar indicado.

Si haces esto mismo, y al hacer en el botón del ratón mantienes la tecla Ctrl, el resultado es que se copia.

8.- Una línea diagonal en una celda:

Por ejemplo para hacer una separación visual de los datos en las columnas y las filas. Así:

Diagonal en celda
Ejemplo de utilización de línea diagonal

Para ello selecciona Inicio/Fuente/Bordes/Mas bordes, el color y tipo de línea que desees. Luego pulsa en alguno de los botones indicado en la imagen según la orientación que quieras darle a la diagonal:

Diagonal en celda
Botones para añadir una línea diagonal a las celdas

No olvides pulsar Aceptar al final. Y listo.

9.- Añade varias columnas o filas de una sola vez:

Haz clic y arrastra seleccionando tantas columnas/filas como quieras añadir. ¿Quieres añadir cuatro filas? Pues clic y arrastra seleccionando cuatro filas. ¿Quieres añadir dos columnas? Clic y arrastra seleccionando dos columnas. Luego pulsa el botón derecho del ratón y elige Insertar. ¡Ah! Ten en cuenta que se insertan a partir de la primera columna/fila seleccionada. Esto quiere decir que si tienes algo escrito en esas posiciones, se desplazará hacia la derecha (en el caso de las columnas) o hacia abajo (en las filas). Así que piensa antes de insertar. De todas formas, lo puedes deshacer en el caso de que algo no salga bien. :S

10.- Abre varios libros a la vez:

Selecciónalos en su localización pulsando la combinación de teclas Ctrl + Intro. Y luego pulsa la tecla Intro. Excel abrirá todos los archivos a la vez, en bloque.

También puedes elegir Archivo /Abrir desde Excel, seleccionar varios ficheros de la lista con Ctrl+Intro y pulsar en el botón Abrir. El resultado es el mismo.

Si tienes que trabajar con varios archivos, es una forma rápida de abrirlos todos de una vez.

11.- Cambia de un libro abierto a otro rápidamente:

Al hilo del punto anterior, cuando tengas varios libros abiertos, puedes ir de uno a otro pulsando la combinación Ctrl + Tab. Excel irá cambiando de uno a otro y mostrándolos todos sucesivamente.

12.- Selecciona toda una hoja de forma rápida:

Simple y sencillo. Pulsa en la esquina superior izquierda (justo encima de la fila 1 y a la derecha de la columna A) y verás cómo Excel señala todas las celdas de la hoja actual.

Toda la hoja
Selección de toda la hoja

De esta forma podrás cambiar el tipo de letra, formatos, y realizar todo tipo de operaciones con toda la hoja de una sola vez.

12+1.- Añade opciones a la barra rápida para tener más a mano las que uses con frecuencia:

La barra rápida es ésa de la esquina superior izquierda que normalmente tiene tres opciones: guardar, deshacer y rehacer. A continuación puedes ver un pequeño triángulo. Si haces clic, aparecerán una serie de comandos, algunos muy habituales. Selecciona aquellos que te resulten más útiles y que uses con frecuencia. De esta forma los tendrás mucho más a mano y no tendrás que rebuscar entre las opciones de los menús.

Barra rápida
La barra rápida

En la imagen vemos que además de las habituales, hemos añadido el correo y la impresión rápida.

🙂

 

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Vamos a combinar BuscarV y Coincidir para extraer datos en una columna que puede ser variable

Resulta interesantísimo combinar varias funciones en Excel. En este caso conseguimos una forma ágil y rápida para consultar y encontrar datos en una tabla.

Excel, Access, Word...

Ya en anteriores entradas hemos hablado de la utilidad de la función BuscarV. Te recuerdo que permite buscar valores en la primera columna de una tabla de datos y extraer el dato de dicha fila, situado en el número de columna que digamos. La sintaxis es la siguiente:

BuscarV(valorBuscado;tabla;columna;tipo)

Si no lo recuerdas, te remito a la entrada correspondiente, haz clic aquí.

Nos vamos a centrar ahora en el tercer argumento. Es el que indicaría el número de columna en que está situado el dato que queremos extraer, dentro de la tabla. Normalmente escribiremos eso, un número, pero un número fijo, 3, 4 o 5, etc.

Ver la entrada original 442 palabras más

…y cómo no, el vocabulario alemán con excel

Excel, Access, Word...

Ya que me puse, como tenía el programa para repasar el vocabulario inglés (pulsa aquí para ver el post) hecho, pensé que con alguna modificación me podría servir para el alemán. Y no, no he necesitado escribir una a una las casi 2000 palabras que contiene. Lo que hice fue seguir las indicaciones que ya expliqué en su momento de cómo traer datos de una web a nuestra hoja excel. Supone, sin duda alguna, un gran ahorro de tiempo :).

Ver la entrada original 402 palabras más

¿Cuánto sabes de Excel?

En esta ocasión he elaborado un crucigrama. Las palabras que hay que adivinar se encuentran tanto en horizontal (de izquierda a derecha), como en vertical (de arriba a abajo) y se refieren a algunos conceptos relacionados con Excel.

Si quieres pasar un rato de distracción estas vacaciones y de paso repasar un poco de tu hoja de cálculo favorita, no tienes nada más que descargar el archivo en el enlace que encontrarás más abajo y seguir las instrucciones.

Crucigrama en Excel
Crucigrama en Excel

Cualquier cosa, ya sabes, no tienes más que ponerte en contacto conmigo 🙂

Descargar aquí

Felices vacaciones

Por qué utilizar programas y macros en Excel, Access, etc.

Con toda probabilidad en tu empresa trabajéis con los diversos programas que componen la suite de MS-Office. Hoy día resultan prácticamente imprescindibles. Con frecuencia muchas de las tareas que se realizan con ellos son repetitivas y pueden dar origen fácilmente a errores. El simple hecho de mecanografiar mal un dato o realizar de forma incorrecta una fórmula puede llegar a dar muchos quebraderos de cabeza y te resta tiempo para dedicarte a cosas mucho más importantes. Una forma de minimizar estos errores, e incluso evitarlos, puede ser automatizando dichas tareas usando programas VBA o macros.

Un programa o macro, por ejemplo en Excel, puede ahorrarte tiempo, y por lo tanto dinero, a la larga.

Si tienes alguna idea o proyecto que desees realizar para mejorar la productividad en tu empresa con alguno de los programa MS-Office, ponte en contacto conmigo sin ningún tipo de compromiso. Puedes hacerlo a través de mi perfil en LinkedIn, o utilizando el siguiente formulario:

botoncontacto

¡Gracias! 🙂

Año nuevo, novedades

Entre fiestas, trabajos y cosas que hacer, se me ha pasado el tiempo. Sin embargo quiero desear a todo el mundo que 2015 sea un año maravilloso y lleno de oportunidades. Los buenos deseos siempre vienen bien, independientemente de las fechas que sean.

Y dicho esto, el blog está algo cambiado…o está igual, pero diferente…A ver, estuve organizando el contenido, sin cambiar lo que es el diseño básico en sí. Creo que ahora está todo mucho más claro y a mano. A la derecha he colocado unos botones para no tener que estar rebuscando entre las distintas opciones. Y hablando de dichos botones, uno de ellos nos lleva al recién estrenado foro. Durante dos años administré un foro de exfumadores (sí, sí, aunque volví a fumar…) y luego estuve cuatro haciendo lo propio con otro de una asociación ACI. Así que experiencia no me falta y me lancé a crear este para que aquellos que lo deseen puedan plantear sus cuestiones relacionadas con los programas Office. Para acceder sólo hay que pulsar en el botón que pone “Al foro”.

También tenía pendiente renovar mi página. En realidad llevaba bastante, pero bastante, diciéndome que la tenía que renovar, hasta que el otro día me puse y, a falta de algún detalle, ya está y aquí la puedes visitar
De momento es todo, aunque sigo trabajando en cosillas que pronto pondré por aquí. Lo dicho, ¡qué 2015 sea mágico!.
🙂