12+1 trucos en Excel para hacer tu trabajo más eficiente y rápido.

1.- Usa el corrector para escribir abreviadamente nombres largos:

En Archivo/Opciones/Revisión, pulsa en el botón Opciones de Autocorrección. Escribe la abreviatura y aquello por lo que se tiene que sustituir cuando se escriba ésta. Como en este ejemplo:

Uso del corrector
Ejemplo de texto

Cuando escribas MSM en tu hoja, aparecerá automáticamente el texto “Muy señores míos: “. Lo mismo puedes hacer para cualquier nombre largo que tengas que escribir con frecuencia.

2.- Cámbiale el nombre a la hoja de forma rápida:

Haz doble clic en la pestaña de la hoja, donde aparece el nombre. Aparecerá el nombre remarcado. Escribe el nombre nuevo. Pulsa Intro y listo.

3.- Oculta datos de miradas indiscretas:

Selecciona Inicio/Celdas/Formato/Formato de celdas/Personalizada. O más rápido aún: pulsa Ctrl + 1 y elige la pestaña Número. En tipo escribe ;;; y dale a Aceptar. Cuando escribas no se verá lo escrito. También puedes usar el mismo color de letra que el fondo para conseguir un efecto parecido, aunque es más fácil de detectar 🙂 o de cambiar accidentalmente.

Si te fijas en la barra de fórmulas, aunque no se vea en la hoja, lo que escribes sí está en la celda.

4.- Une textos con el operador &:

Si conoces la función concatenar, ya sabes que sirve para unir textos. Sin embargo es más sencillo y rápido si unes textos con el operador &. De esta manera:

Concatenar
Uniendo textos que se encuentran en diferentes celdas

Fíjate que entre A2 y B2 he puesto  “ “ (es un espacio entre comillas) para evitar que aparezca todo junto, igualmente entre B2 y C2.

¡Ah!, que no se me olvide, no necesariamente tiene que ser texto, también vale números, fechas, etc.

5.- Evita algunos errores en la entrada de datos:

Con el ritmo frenético con el que trabajamos a diario es muy comprensible que se cometan fallos. Uno de los más frecuentes en Excel son los de mecanografiado. Muchos pueden evitarse llamando la atención de la persona que escribe, en el mismo momento que ocurre.

Por ejemplo, supongamos que tenemos que rellenar una tabla con los datos de los trabajadores de nuestra empresa y uno de ellos es el número de hijos. Normalmente este dato no admite decimales, una persona no suele tener 2,0132 hijos…¿no?… (bueno, en las estadísticas sí, pero eso es otra cosa, jeje).

Seleccionamos Dato/Herramientas de datos/Validación de datos/Validación de datos (sí, hay dos opciones que se llaman igual y hay que seleccionarlas) Entonces en el cuadro que aparece a continuación elegimos que sea un número entero (sólo admitirás números enteros: 1, 2, 3, 4, etc.). Además podemos añadir algún límite, por ejemplo tampoco es habitual que se tengan -4 hijos (en negativo) podemos decir que sea mayor que 0, por si acaso. Así:

Validar datos
Evitar que se introduzcan decimales y números negativos.

Cuando alguien se equivoque, saltará un aviso (que por cierto, también puedes personalizar) para que se dé cuenta y pueda corregir el error.

6.- Introduce números con ceros a la izquierda:

Numéricamente el cero a la izquierda no tiene ningún valor. Si intentas escribir 000345 los ceros del comienzo desaparecerán y verás sólo 345. Y sin embargo hay números que lo requieren (códigos postales, números identificativos, teléfonos, etc.) Para esto hay varias soluciones. La más rápida es que escribas un apóstrofo al inicio, así: ‘000345. El número entra automáticamente como texto. Aparecerá una esquina en verde indicando que tiene un error. Como en este caso no lo es, podemos hacer que no aparezca la notificación del error. Selecciona Archivo/Opciones/Fórmulas. En el último grupo, desmarca la opción “Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo” que estará seleccionado por defecto.

7.- Desplazar o mover de forma rápida las celdas de un rango:

Cuando tienes seleccionado un rango verás que al mover el ratón por cualquiera de los lados de éste, el cursor se convierte en una cruz con las puntas de flecha. Más o menos se ve así:

Copiar y mover
En el borde de los rangos aparece el cursor cambiado mostrando una cruz,

En ese momento, haz clic con el ratón y arrastra hasta la posición nueva que desees. Suelta el botón. El rango se desplaza al lugar indicado.

Si haces esto mismo, y al hacer en el botón del ratón mantienes la tecla Ctrl, el resultado es que se copia.

8.- Una línea diagonal en una celda:

Por ejemplo para hacer una separación visual de los datos en las columnas y las filas. Así:

Diagonal en celda
Ejemplo de utilización de línea diagonal

Para ello selecciona Inicio/Fuente/Bordes/Mas bordes, el color y tipo de línea que desees. Luego pulsa en alguno de los botones indicado en la imagen según la orientación que quieras darle a la diagonal:

Diagonal en celda
Botones para añadir una línea diagonal a las celdas

No olvides pulsar Aceptar al final. Y listo.

9.- Añade varias columnas o filas de una sola vez:

Haz clic y arrastra seleccionando tantas columnas/filas como quieras añadir. ¿Quieres añadir cuatro filas? Pues clic y arrastra seleccionando cuatro filas. ¿Quieres añadir dos columnas? Clic y arrastra seleccionando dos columnas. Luego pulsa el botón derecho del ratón y elige Insertar. ¡Ah! Ten en cuenta que se insertan a partir de la primera columna/fila seleccionada. Esto quiere decir que si tienes algo escrito en esas posiciones, se desplazará hacia la derecha (en el caso de las columnas) o hacia abajo (en las filas). Así que piensa antes de insertar. De todas formas, lo puedes deshacer en el caso de que algo no salga bien. :S

10.- Abre varios libros a la vez:

Selecciónalos en su localización pulsando la combinación de teclas Ctrl + Intro. Y luego pulsa la tecla Intro. Excel abrirá todos los archivos a la vez, en bloque.

También puedes elegir Archivo /Abrir desde Excel, seleccionar varios ficheros de la lista con Ctrl+Intro y pulsar en el botón Abrir. El resultado es el mismo.

Si tienes que trabajar con varios archivos, es una forma rápida de abrirlos todos de una vez.

11.- Cambia de un libro abierto a otro rápidamente:

Al hilo del punto anterior, cuando tengas varios libros abiertos, puedes ir de uno a otro pulsando la combinación Ctrl + Tab. Excel irá cambiando de uno a otro y mostrándolos todos sucesivamente.

12.- Selecciona toda una hoja de forma rápida:

Simple y sencillo. Pulsa en la esquina superior izquierda (justo encima de la fila 1 y a la derecha de la columna A) y verás cómo Excel señala todas las celdas de la hoja actual.

Toda la hoja
Selección de toda la hoja

De esta forma podrás cambiar el tipo de letra, formatos, y realizar todo tipo de operaciones con toda la hoja de una sola vez.

12+1.- Añade opciones a la barra rápida para tener más a mano las que uses con frecuencia:

La barra rápida es ésa de la esquina superior izquierda que normalmente tiene tres opciones: guardar, deshacer y rehacer. A continuación puedes ver un pequeño triángulo. Si haces clic, aparecerán una serie de comandos, algunos muy habituales. Selecciona aquellos que te resulten más útiles y que uses con frecuencia. De esta forma los tendrás mucho más a mano y no tendrás que rebuscar entre las opciones de los menús.

Barra rápida
La barra rápida

En la imagen vemos que además de las habituales, hemos añadido el correo y la impresión rápida.

🙂

 

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Ajustar el ancho de las columnas en Excel al contenido de éstas

Para seleccionar una columna basta con situar el cursor en donde vemos que aparece la(s) letra(s) correspondiente(s). Entonces si hacemos clic veremos que queda seleccionada y el programa nos lo indica resaltando la columna en otro color.

Si situamos el cursor en la línea divisoria que se encuentra entre una columna y la que está a su derecha, notaremos que el cursor cambia y aparece como una cruz con flechas a ambos lados.  Si entonces pulsamos y arrastramos, podremos modificar el ancho de la columna al que deseemos. Si en vez de pulsar y arrastrar, damos doble clic, el programa ajusta de forma automática el ancho al contenido más largo que se encuentre en dicha columna.

Si seleccionamos varias columnas, también podemos seguir el mismo procedimiento para que se ajusten automáticamente cada una al contenido más largo.

 

Hacer que las filas o columnas de nuestra hoja de cálculo aparezcan alternativamente coloreadas.

Es frecuente que, con el fin de darle mejor legibilidad a nuestra hoja, recurramos a colorear de manera diferente las filas (o columnas). Por lo general se suelen colorear las filas alternativamente de gris claro. La hoja resultante tiene un acabado con un aspecto mucho más profesional y es mucho más sencillo leer los datos que contiene.

La solución parece fácil, nos situamos con el cursor en cada una de las filas/columnas que deseamos cambiar de color y vamos aplicándoles los formatos. Incluso existe la posibilidad de agilizar nuestra tarea si seleccionamos las filas/columnas pulsando la tecla ctrl simultáneamente y después les aplicamos el formato de una sola vez. Esta solución es buena si la cantidad de filas/columnas a colorear no es muy grande. ¿Pero y si tu hoja de cálculo es muy extensa?. Incluso podría ser que te olvidaras de alguna fila/columna. En cualquier caso se trata de una tarea bastante pesada.

Antes de continuar con nuestro tema, haremos un paréntesis para ver un par de funciones y lo que hacen, luego explicaremos en qué nos pueden ayudar para lo que perseguimos.

La primera de ellas es RESIDUO. Esta función obtiene el resto de la división entera de dos números que hemos de poner como argumentos. El primer número es el dividendo y el segundo el divisor. Así por ejemplo si ponemos la fórmula =RESIDUO(32;5) el resultado que obtenemos es 2, porque si dividimos 32 entre 5, el resto es 2. Otro ejemplo: si ponemos =RESIDUO(20;2) nos dirá que es cero, ya que al dividir 20 entre 2 el resto es cero, pues 20 es un múltiplo de 2. Podemos seguir poniendo ejemplos y llegamos a la conclusión de que cuando un número es divisible por otro (es decir que el primer número  es un múltiplo del segundo), entonces el resto es cero. Cuando no es divisible por el segundo número, obtenemos otra cosa que no es cero.

Las funciones FILA() y COLUMNA() sin ningún argumento entre los paréntesis, nos devuelven respectivamente un número que corresponde a la fila y la columna actual.

Entonces, si unimos las funciones anteriores y ponemos la fórmula =RESIDUO(FILA();2) ó =RESIDUO(COLUMNA();2) se nos devolverá un cero para las filas/columnas pares y un 1 para las filas/columnas impares. Y como sabemos, en informática el cero tiene un valor falso y el uno un valor cierto.

Volviendo a la cuestión principal que era el objetivo de nuestra entrada: colorear alternativamente las filas o columnas de una hoja, la formula anterior puede ser usada como formato condicional,veamos ahora cómo conseguirlo. Señalaremos previamente el rango al que queremos aplicar el formato. Vamos a la opción de formato condicional que se encuentra dentro de Inicio. Elegimos establecer Nueva regla… Buscamos entre las distintas posibilidades, eligiendo la última de ellas que se llama Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar el formato (efectivamente, queremos una fórmula para aplicar el formato), y nos aparecerá la ventana siguiente:

Entrada de un formato condicional mediante una fórmula
Aplicación de un formato condicional

En el apartado Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera: escribiremos la fórmula que acabamos de determinar, es decir: =RESIDUO(FILA();2). Y dando en el botón Formato determinaremos el formato elegido, para nuestro ejemplo debemos poner el Relleno en el color deseado.

Si damos a aceptar, efectivamente se nos colorean las filas o columnas (según la formula que hayamos puesto) alternativamente. Sin embargo, la fórmula tal y como está, colorea las filas/columnas impares. Si específicamente necesitamos colorear las filas/columnas pares y dejar en blanco las impares, podemos aplicar otra función que es NO(). La función NO() niega todo el argumento que tenga dentro. Entonces sería: =NO(RESIDUO(FILA();2)).

Como última observación diremos que el formato se aplica a todas las filas o columnas independientemente de que tengan o no contenido. Si quisiéramos aplicar un formato sólo para aquellos casos en que haya algo escrito en alguna celda y de esta manera fuera dinámico, es decir que al escribir nuevas entradas en la hoja se cambiara, tenemos que añadir algo más a nuestra fórmula.

Pero eso lo explicaremos en otro momento…