Traer datos de Access a Excel

Por la cuestión que sea, puede ser que en alguna ocasión necesites traer datos de otros programas, datos que estén en otro formato diferente, a Excel.
En mi experiencia, no suele tener mayor problema y resulta muy sencillo. En el caso de Access además, hay que pensar que ambos son programas de Microsoft con lo que este intercambio está previsto, y se realiza de forma cómoda entre los dos, en cualquiera de los dos sentidos.

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Obtener subtotales en Excel

Cuando tenemos gran cantidad de datos y éstos pueden ser agrupados por algún concepto, puede ser muy útil usar la opción de subtotales y realmente es muy sencilla de usar.
Imaginemos que tenemos unos datos de la siguiente manera:

subtotales
subtotales

Se trata de una serie de ventas de distintos artículos en distintas zonas. Y ahora quisiéramos saber cuánto hemos vendido por cada una de las zonas. En primer lugar situaremos el cursor dentro de los datos. Da igual la celda que elijas, pero debe ser una que esté dentro de los datos a totalizar. Buscamos la opción Subtotal, en la pestaña Datos. Nos aparecerá un cuadro de diálogo como éste:

subotales
subotales

En el primer punto elegiremos por qué concepto queremos el subtotal. Habíamos dicho que nos interesaba por zonas, y por lo tanto será lo que elijamos. A continuación decidiremos qué función será la que se aplique. Hemos decidido que la suma porque queremos hacer un total de las ventas (también podemos promediar, etc si elegimos otra función en este punto). En nuestro caso el único dato numérico es el de las ventas y nos aparece señalado como al que se le aplicará la función anterior, no tiene sentido elegir otro, pues no se pueden sumar por ejemplo los artículos al no ser datos numéricos.
Le damos a aceptar tal cual está y nos aparece lo siguiente:

subtotales
subtotales

En un lateral aparecen unos símbolos menos (- ) que al pulsarlos “esconden” las cantidades y cambian al símbolo (+). Puedes ver que ha añadido además unas filas con totales en las que suma las cantidades para cada una de las zonas.
Como habrás observado, ha sido muy sencillo. Sin embargo se te puede presentar un problema cuando los datos por los que quieres el subtotal, no están muy ordenados. Imagina que en la primera imagen aparecieran las zonas entremezcladas, no funciona directamente y previamente a hacer la opción de subtotal, deberás ordenar por ese dato para que el resultado sea correcto.
Una vez que hemos obtenido el total por zona, podría ser interesante hacer el subtotal por artículos, por ejemplo. Es decir, que totalizara por cada una de las zonas lo que se ha vendido de cada artículo. Entonces, una vez hecho el proceso anterior, lo repetimos pero cambiando en el cuadro de la imagen segunda el campo zona por artículo y, muy importante, hay que dejar el punto “reemplazar subtotales actuales” sin seleccionar. Haremos este proceso tantas veces como subtotales a obtener.

Editar entradas de las celdas.

El contenido de cualquier celda lo podemos editar rápidamente si nos situamos sobre ella y pulsamos la tecla F2. En ese momento veremos que el cursor aparece parpadeante en la celda, indicándonos de esa manera dónde se va a escribir nuestra modificación. En el caso de que fuese una fórmula, nos aparece además señaladas las celdas referenciadas en ella. Una vez realizados los cambios deseados, deberemos de pulsar la tecla intro para que éstos se lleven a cabo (recordemos que al realizar la introducción de datos por primera vez, además de intro se pueden pulsar las teclas de desplazamiento a la derecha, izquierda, etc. permitiendo además de confirmar la entrada situarse en la celda siguiente.

Buscar objetivo, la opción de Excel que nos permite calcular “hacia atrás”.

Comentaremos hoy la opción Buscar objetivo. Esta opción nos permite ajustar una cantidad que influya en un determinado cálculo de forma que este último sea una cantidad predeterminada. Se trata de realizar los cálculos hacia atrás, sabiendo de antemano un resultado al que deseamos llegar y desde ahí llegar a qué valor tiene que tener las cantidades que influyen en él para obtenerlo.

Pero todo esto lo podremos ver con mayor claridad por medio de un ejemplo.

Supongamos el caso siguiente. Se trata de una nómina muy sencilla. Se compone de unos conceptos por los que se le paga al trabajador y las retenciones que se le realizan. La nómina está calculada, de hecho rellenamos los datos y hacemos las fórmulas tal y como lo haríamos en cualquier otro caso. Sumaremos los conceptos y obtendremos los totales señalados como (A) y (B). También tenemos que poner el cálculo del líquido que debe percibir el trabajador, que se obtiene restando a la cantidad (A) lo obtenido en (B).

Ejemplo de nómina sencillo
Ejemplo de nómina para usar “Buscar objetivo” de Excel
Hemos dejado un concepto que es el que queremos ajustar de forma que el total líquido llegue a una cantidad prefijada de antemano, por ejemplo supongamos que es 1.200 €. Esta celda está marcada en rojo en la imagen. Si no contáramos con una herramienta como Excel y lo hiciéramos manualmente, haríamos un cálculo aproximado de lo que debería valer ese concepto, volveríamos a recalcular todo y obtendríamos una cantidad en el líquido más próxima, veríamos cuanto nos queda hasta 1.200 e incrementaríamos (o decrementaríamos si nos hemos pasado). Volveríamos a calcular y así las veces que necesitáramos hasta conseguir llegar a 1.200, o al menos quedarnos muy próximos.
Vamos entonces a ver cómo lo hacemos con Excel. Para empezar nos situamos sobre la casilla en la que queremos el resultado  predeterminado, en nuestro caso es la C13. En el menú de datos, elegimos Análisis y si y la opción Buscar objetivo. Nos aparecerá la ventana que se muestra a continuación:
Buscar objetivos, opciones para el cálculo
Buscar objetivos, opciones para el cálculo
Deberemos dar los siguientes datos:
  • Definir la celda: es la que debe tener el cálculo. Esta celda necesariamente tiene que tener una fórmula. En nuestro caso es la C13, corresponde al líquido de la nómina y la que queremos que al final contenga los 1.200 €.
  • Con el valor: es el valor al que deseamos que llegue, en nuestro caso pondremos 1.200
  • Para cambiar la celda: es la cantidad que debe ajustarse. Es una casilla que inicialmente estará en blanco, luego el programa se encargará de calcularla. En nuestro caso es la C4, la hemos marcado en rojo sólo para que se vea mejor.

Si todo ha ido bien, Excel realiza el cálculo y nos presenta la solución hallada. Podemos entonces aceptarla o no.