Cómo proteger las celdas de nuestra hoja Excel para evitar cambios accidentales

En ocasiones tenemos que preparar un libro de Excel para que otras personas introduzcan datos o nosotros mismos. Puede ser que al introducir los datos, accidentalmente se borre el trabajo realizado y por eso sería conveniente delimitar en qué sitios se podrá introducir datos y en cuales no.

En 7 pasos 🙂

Entrada en la celda que ocupa varias líneas

Cuando escribimos algo en una celda de la hoja de cálculo, y es muy largo, vemos que “desborda” el ancho de la columna. La entrada aparenta ocupar la celda contigua. Realmente esto no es así, la entrada no ocupa la celda contigua. Lo podemos comprobar porque seguimos viendo en la barra de fórmulas el contenido en la misma celda. Y porque si nos situamos en la celda contigua y escribimos algo, ese algo solapa la parte que sobresalía.
Si lo que necesitamos es que al escribir la entrada, quede en la misma celda y queremos que se produzca un salto de línea donde nosotros decidamos, sólo tenemos que pulsar la combinación de teclas Alt + Intro, en lugar de dar solo Intro, en aquel punto en el que queramos comenzar una nueva línea.
En el ejemplo hemos escrito el texto de la primera línea: “Volverán las oscuras golondrinas” en la celda, y hemos pulsado Alt + Intro para comenzar en la siguiente:

Varias lineas
Varias lineas

El resultado final se muestra en la imagen a continuación. Para ver el contenido completo de la entrada, pulsamos en el botón que hay a la derecha de la barra de fórmulas y se despliega la entrada:

Varias lineas
Varias lineas

También es válido cuando tenemos una fórmula muy larga y queremos hacer una separación visual que nos permita su mejor comprensión.

Hacer listas desplegables en Excel, para entrada de datos

Las listas desplegables nos facilitan la entrada de datos evitándonos tener que mecanografiar éstos cada vez, y así también disminuye la posibilidad de cometer errores. Es apropiada siempre que conozcamos los posibles valores que puede tomar el dato en cuestión.
Por ejemplo, supongamos que tenemos una agencia de viajes, y tenemos como posibles destinos una serie de ciudades: Paris, Londres, etc.
Hacemos una entrada de datos en la que anotaremos el número, fecha y titular de la reserva. En lugar de tener que teclear para cada ficha la ciudad correspondiente, queremos poder elegirla rápidamente de una lista desplegable.
Para ello, pondremos en algún lugar de la hoja (mejor si no queda a la vista, incluso podría ser en otra hoja) la lista de las ciudades. Por ejemplo:

Lista desplegable
Lista desplegable

En la imagen podemos ver una ficha de entrada de datos para las reservas y a un lado (rango E3:E10) una lista con las ciudades que pueden ser destino.
Tal y como está, podrías dar al rango E3:E10 un nombre, por ejemplo , podemos llamarle Ciudad. Así será más sencillo de manejar (puedes ver en un post anterior Cómo dar nombres a rangos).
En la celda C8 necesitamos que aparezca la lista desplegable. Nos situamos en ella y buscamos en el menú de Excel, dentro de la pestaña Datos la opción Validación de datos (esta opción aparece dos veces, una dentro de otra). Nos aparecerá entonces un cuadro. En el punto Permitir, elegir lista y en origen pondremos =Ciudad (o el nombre que hayas dado al rango). Tal y cómo se puede ver a continuación:

Lista desplegable
Lista desplegable

Si ahora vamos a la ficha de entrada y nos posicionamos en la celda C8, vemos que aparece una lista de la cual podremos elegir el elemento que queramos.

Lista desplegable
Lista desplegable