12+1 trucos en Excel para hacer tu trabajo más eficiente y rápido.

1.- Usa el corrector para escribir abreviadamente nombres largos:

En Archivo/Opciones/Revisión, pulsa en el botón Opciones de Autocorrección. Escribe la abreviatura y aquello por lo que se tiene que sustituir cuando se escriba ésta. Como en este ejemplo:

Uso del corrector
Ejemplo de texto

Cuando escribas MSM en tu hoja, aparecerá automáticamente el texto “Muy señores míos: “. Lo mismo puedes hacer para cualquier nombre largo que tengas que escribir con frecuencia.

2.- Cámbiale el nombre a la hoja de forma rápida:

Haz doble clic en la pestaña de la hoja, donde aparece el nombre. Aparecerá el nombre remarcado. Escribe el nombre nuevo. Pulsa Intro y listo.

3.- Oculta datos de miradas indiscretas:

Selecciona Inicio/Celdas/Formato/Formato de celdas/Personalizada. O más rápido aún: pulsa Ctrl + 1 y elige la pestaña Número. En tipo escribe ;;; y dale a Aceptar. Cuando escribas no se verá lo escrito. También puedes usar el mismo color de letra que el fondo para conseguir un efecto parecido, aunque es más fácil de detectar 🙂 o de cambiar accidentalmente.

Si te fijas en la barra de fórmulas, aunque no se vea en la hoja, lo que escribes sí está en la celda.

4.- Une textos con el operador &:

Si conoces la función concatenar, ya sabes que sirve para unir textos. Sin embargo es más sencillo y rápido si unes textos con el operador &. De esta manera:

Concatenar
Uniendo textos que se encuentran en diferentes celdas

Fíjate que entre A2 y B2 he puesto  “ “ (es un espacio entre comillas) para evitar que aparezca todo junto, igualmente entre B2 y C2.

¡Ah!, que no se me olvide, no necesariamente tiene que ser texto, también vale números, fechas, etc.

5.- Evita algunos errores en la entrada de datos:

Con el ritmo frenético con el que trabajamos a diario es muy comprensible que se cometan fallos. Uno de los más frecuentes en Excel son los de mecanografiado. Muchos pueden evitarse llamando la atención de la persona que escribe, en el mismo momento que ocurre.

Por ejemplo, supongamos que tenemos que rellenar una tabla con los datos de los trabajadores de nuestra empresa y uno de ellos es el número de hijos. Normalmente este dato no admite decimales, una persona no suele tener 2,0132 hijos…¿no?… (bueno, en las estadísticas sí, pero eso es otra cosa, jeje).

Seleccionamos Dato/Herramientas de datos/Validación de datos/Validación de datos (sí, hay dos opciones que se llaman igual y hay que seleccionarlas) Entonces en el cuadro que aparece a continuación elegimos que sea un número entero (sólo admitirás números enteros: 1, 2, 3, 4, etc.). Además podemos añadir algún límite, por ejemplo tampoco es habitual que se tengan -4 hijos (en negativo) podemos decir que sea mayor que 0, por si acaso. Así:

Validar datos
Evitar que se introduzcan decimales y números negativos.

Cuando alguien se equivoque, saltará un aviso (que por cierto, también puedes personalizar) para que se dé cuenta y pueda corregir el error.

6.- Introduce números con ceros a la izquierda:

Numéricamente el cero a la izquierda no tiene ningún valor. Si intentas escribir 000345 los ceros del comienzo desaparecerán y verás sólo 345. Y sin embargo hay números que lo requieren (códigos postales, números identificativos, teléfonos, etc.) Para esto hay varias soluciones. La más rápida es que escribas un apóstrofo al inicio, así: ‘000345. El número entra automáticamente como texto. Aparecerá una esquina en verde indicando que tiene un error. Como en este caso no lo es, podemos hacer que no aparezca la notificación del error. Selecciona Archivo/Opciones/Fórmulas. En el último grupo, desmarca la opción “Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo” que estará seleccionado por defecto.

7.- Desplazar o mover de forma rápida las celdas de un rango:

Cuando tienes seleccionado un rango verás que al mover el ratón por cualquiera de los lados de éste, el cursor se convierte en una cruz con las puntas de flecha. Más o menos se ve así:

Copiar y mover
En el borde de los rangos aparece el cursor cambiado mostrando una cruz,

En ese momento, haz clic con el ratón y arrastra hasta la posición nueva que desees. Suelta el botón. El rango se desplaza al lugar indicado.

Si haces esto mismo, y al hacer en el botón del ratón mantienes la tecla Ctrl, el resultado es que se copia.

8.- Una línea diagonal en una celda:

Por ejemplo para hacer una separación visual de los datos en las columnas y las filas. Así:

Diagonal en celda
Ejemplo de utilización de línea diagonal

Para ello selecciona Inicio/Fuente/Bordes/Mas bordes, el color y tipo de línea que desees. Luego pulsa en alguno de los botones indicado en la imagen según la orientación que quieras darle a la diagonal:

Diagonal en celda
Botones para añadir una línea diagonal a las celdas

No olvides pulsar Aceptar al final. Y listo.

9.- Añade varias columnas o filas de una sola vez:

Haz clic y arrastra seleccionando tantas columnas/filas como quieras añadir. ¿Quieres añadir cuatro filas? Pues clic y arrastra seleccionando cuatro filas. ¿Quieres añadir dos columnas? Clic y arrastra seleccionando dos columnas. Luego pulsa el botón derecho del ratón y elige Insertar. ¡Ah! Ten en cuenta que se insertan a partir de la primera columna/fila seleccionada. Esto quiere decir que si tienes algo escrito en esas posiciones, se desplazará hacia la derecha (en el caso de las columnas) o hacia abajo (en las filas). Así que piensa antes de insertar. De todas formas, lo puedes deshacer en el caso de que algo no salga bien. :S

10.- Abre varios libros a la vez:

Selecciónalos en su localización pulsando la combinación de teclas Ctrl + Intro. Y luego pulsa la tecla Intro. Excel abrirá todos los archivos a la vez, en bloque.

También puedes elegir Archivo /Abrir desde Excel, seleccionar varios ficheros de la lista con Ctrl+Intro y pulsar en el botón Abrir. El resultado es el mismo.

Si tienes que trabajar con varios archivos, es una forma rápida de abrirlos todos de una vez.

11.- Cambia de un libro abierto a otro rápidamente:

Al hilo del punto anterior, cuando tengas varios libros abiertos, puedes ir de uno a otro pulsando la combinación Ctrl + Tab. Excel irá cambiando de uno a otro y mostrándolos todos sucesivamente.

12.- Selecciona toda una hoja de forma rápida:

Simple y sencillo. Pulsa en la esquina superior izquierda (justo encima de la fila 1 y a la derecha de la columna A) y verás cómo Excel señala todas las celdas de la hoja actual.

Toda la hoja
Selección de toda la hoja

De esta forma podrás cambiar el tipo de letra, formatos, y realizar todo tipo de operaciones con toda la hoja de una sola vez.

12+1.- Añade opciones a la barra rápida para tener más a mano las que uses con frecuencia:

La barra rápida es ésa de la esquina superior izquierda que normalmente tiene tres opciones: guardar, deshacer y rehacer. A continuación puedes ver un pequeño triángulo. Si haces clic, aparecerán una serie de comandos, algunos muy habituales. Selecciona aquellos que te resulten más útiles y que uses con frecuencia. De esta forma los tendrás mucho más a mano y no tendrás que rebuscar entre las opciones de los menús.

Barra rápida
La barra rápida

En la imagen vemos que además de las habituales, hemos añadido el correo y la impresión rápida.

🙂

 

Traer datos de Access a Excel

Por la cuestión que sea, puede ser que en alguna ocasión necesites traer datos de otros programas, datos que estén en otro formato diferente, a Excel.
En mi experiencia, no suele tener mayor problema y resulta muy sencillo. En el caso de Access además, hay que pensar que ambos son programas de Microsoft con lo que este intercambio está previsto, y se realiza de forma cómoda entre los dos, en cualquiera de los dos sentidos.

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Programa para control de facturas realizado en Excel

Acabo de finalizar una aplicación VBA Excel para uno de mis clientes. Se trata de un programa que le permite crear y gestionar sus facturas.

Para esta ocasión me decidí por un menú totalmente personalizado con las distintas opciones que necesitará. Dicho menú, al que se accede por medio de una nueva pestaña en la cinta de opciones del menú habitual, presenta un aspecto así:

Menú programa facturas
Menú personalizado para programa facturas

El grupo Datos permite mi cliente actualizar aquellos datos que son importantes para la creación de la factura, como por ejemplo el porcentaje de IVA a aplicar o los datos de los clientes a los que facturar. Éstos últimos se extraen de una tabla Access que usa un programa que también le hice en su momento, y que ya está funcionando desde hace algún tiempo.

Para crear una nueva factura se pulsa en el botón Nueva factura (lógicamente :)).Entonces aparece un formulario como éste:

Facturas
Introducción datos de la factura

El número de factura, el IVA, etc. es el programa el que se encarga de calcularlos automáticamente.

Sólo hay que elegir el cliente al que facturamos de la lista desplegable, escribir el importe de la factura, y poco más.

Por supuesto se puede modificar o borrar una factura posteriormente si fuera necesario, siempre y cuando no se haya procesado.

La factura tiene un proceso. Manualmente puede resultar bastante pesado: crear la factura e Word y PDF, actualizar la tabla de cliente con una anotación en su historial y finalmente llevarla a cobros pendientes (otra hoja).

Tener que realizar esto muchas veces puede ser, además de tedioso, bastante susceptible de originar errores. Ya que, imagina, hay andar copiando unos datos de un lugar a otro y es fácil equivocarse.

El programa en Excel VBA lo realiza pulsando los botones correspondientes del menú, y por supuesto lo hace rápidamente, apenas unos minutos y sin cometer errores.

Una vez procesada, la factura no puede modificarse y los botones correspondientes en el menú se deshabilitan. De esta forma evitaremos errores de duplicar los datos de una factura, etc.

¿Qué te ha parecido?

¿Encuentras que son útiles los programas Escel VBA?

¿Tienes que realizar algún proyecto similar que te gustaría simplificar con Excel VBA y así ahorrar tiempo y posibles errores?

botoncontacto

Copiar y mover hojas dentro de un libro Excel o a otro libro

En alguna ocasión se nos puede dar que trabajamos una hoja y necesitamos otra igual. Puede ser que los títulos y formatos sean idénticos pero cambien algunas cosas, algunos datos apenas. Un ejemplo podría ser que tengamos una hoja en la que hemos trabajado durante el primer trimestre del año, pero al cambiar de trimestre, queremos otra hoja, con los formatos, las fórmulas y demás prácticamente idéntico.

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Cómo proteger las celdas de nuestra hoja Excel para evitar cambios accidentales

En ocasiones tenemos que preparar un libro de Excel para que otras personas introduzcan datos o nosotros mismos. Puede ser que al introducir los datos, accidentalmente se borre el trabajo realizado y por eso sería conveniente delimitar en qué sitios se podrá introducir datos y en cuales no.

En 7 pasos 🙂

Realizar un mailing con Word usando datos que tienes en una tabla de Excel

Supongamos que habitualmente trabajas con Excel y tienes una tabla de datos en la cual reflejas los datos más importantes de tus clientes. Imagina que son los siguientes:

Imagen

Y ahora, te gustaría enviarles una carta para que acudan a la presentación de un nuevo producto. Claro, Excel está muy bien como hoja de cálculo, pero deja bastante que desear a la hora de realizar un texto con una buena presentación, así que lo mejor para este caso sería pode usar Word. La carta que quieres enviar sería más o menos así:

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