Hacer que tu libro de Excel te recuerde un acontecimiento importante…

…por ejemplo, la fecha de tu cumpleaños :). Bueno, es broma, puede ser una cita, una entrega de trabajo o cualquier otra cuestión.
Para ello podemos usar las funciones siguientes:

  • =hoy() No requiere ningún argumento y devuelve la fecha del sistema.
  • =dia() Recibe un argumento de tipo fecha. Devuelve el día de una fecha pasada como argumento.
  • =mes() Similar a la anterior. Recibe un argumento de tipo fecha y devuelve el mes de una fecha.
  • =y() Nos sirve para unir dos (o más) condiciones. Devuelve verdadero solo si ambas son verdaderas. Devuelve falso si ambas son falsas, o una de ellas (cualquiera) es falsa.
  • =si() Puede recibir hasta tres argumentos, si bien solo el primero es obligatorio y los otros dos son opcionales. Evalúa la primera condición pasada como argumento. En el caso de ser cierta, hará lo especificado como segundo argumento, en el caso de ser falsa, lo especificado en el tercer argumento.

Con todo ello, componemos la fórmula siguiente:
=SI(Y(DIA(HOY())=2;MES(HOY())=2);"Felicidades";"")
Lo que más o menos en lenguaje normal sería: si el día de hoy es 2 y el mes de hoy es 2, entonces escribe el texto “Felicidades”, y si no es cierto, escribe “” (no aparece nada).
Observaciones:

  • Cuidado con los paréntesis. Debe haber el mismo número de paréntesis abiertos como cerrados. Y sobre todo, deben estar en la posición correcta.
  • Al hilo del punto anterior, observamos cómo usamos una función dentro de otra. A esto lo llamamos anidamiento de funciones. Se evalúan de dentro hacia fuera.
  • Si no te ha funcionado al poner la fórmula, comprueba que la fecha de tu ordenador coincida con la que estás escribiendo en la fórmula. Si no es así, para probar puedes cambiarla (no olvides volverla a poner bien luego). Si aún así sigue sin aparecer, guarda el libro de excel y vuelve a abrirlo.
  • La función comprobará cada día que abres el libro si el mes y el día del sistema coincide con el de la fórmula.

Poner la fecha y hora actual de forma rápida en nuestra hoja de cálculo

Hoy viernes ponemos un truco rápido, pero no por ello menos útil. En más de una ocasión necesitamos poner la fecha o la hora actual en una hoja de Excel. Las combinaciones de teclas siguientes nos permiten obtenerlas de forma instantánea:

  • Pulsando las teclas Ctrl + ,  (tecla control y a la vez la coma) nos pone en la celda actual la fecha.
  • Pulsando las teclas Ctrl + :  (tecla control y a la vez la de los dos puntos) nos pone en la celda actual la hora.

Eso sí, debemos tener en cuenta que los datos los toma del sistema, es decir que si nuestro ordenador no los tiene correctamente, los pondrá mal.

 

Determinar el número de días laborables entre dos fechas

Supongamos que queremos determinar cuantos días nos quedarán por trabajar desde el día 15 de febrero  hasta las ansiadas vacaciones de verano en agosto, por ejemplo. Si tú también te lo estás preguntando, puedes usar una función de Excel para determinarlo. Nada de métodos artesanales como agarrar un calendario y liarse a contar, no hombre, no. ¡Para algo estamos en estos tiempos tan tecnológicos!.

La función de la que estamos hablando es dias.LAB. Con esta función conseguiremos averiguar el número de días laborables que hay entre dos fechas. De todas formas, has de saber que por sí sola la función sólo tendrá en cuenta los fines de semana, los festivos varían de un país a otro y,  en nuestro caso al menos, también dependen de la la Comunidad Autónoma en la que te encuentres. Para ello, dispone de un parámetro (opcional) que nos permite informar de cuales son los festivos en nuestra localidad y nuestro país. Entonces, dias.LAB tiene tres parámetros que son en orden los siguientes: fecha de inicio (desde la cual calculamos los laborables), fecha de fin (hasta la cual deseamos calcular los laborables), días festivos (será generalmente un rango que contenga los festivos locales y nacionales).

Veamos un ejemplo práctico que nos aclare aún más todo esto:

Para el caso de Madrid contamos con los siguientes festivos en el año 2012 y desde el día de hoy (en tu caso mirarás los correspondientes al lugar en que te encuentres):

  • El día 19 de marzo es San José, el día del padre.
  • Los días 5 y 6 de abril son respectivamente Jueves y Viernes Santo.
  • El día 1 de mayo es el día del trabajo.
  • El día 2 de mayo es la fiesta de la Comunidad de Madrid.
  • El día 15 de mayo es San Isidro.

Después de esto, no hay más hasta agosto, mes en el que suponemos que nos vamos de vacaciones.

Comenzaremos poniendo todos los datos en nuestra hoja de cálculo de Excel y la fórmula correspondiente a dias.LAB:

Ejemplo días festivos con Excel
Ejemplo días festivos para Madrid, desde la fecha hasta agosto.

Como vemos, los días de inicio y fin se encuentran en las celdas D1(i) (ii)y D2 respectivamente, los festivos lo hemos introducido en el rango comprendido entre A2 y A7(iii). Dentro de los paréntesis de la función ponemos todos estos parámetros en este mismo orden, tal y como se ve en la imagen de arriba.

Finalmente pulsamos la tecla intro y Excel nos devuelve el cálculo de los días laborables comprendidos entre las fechas.

Notas:

(i) Como sugerencia podemos utilizar la función HOY() que también nos facilita Excel. Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema (lo que previamente requiere que ésta sea correcta en nuestro ordenador, claro está). Si usamos esta función, cada vez que abramos nuestra hoja de cálculo se tomará como fecha de inicio la del sistema y tendremos un contador que nos dirá cuanto días nos quedan por trabajar hasta agosto (ya, ya sé, puede ser cruel en el caso de que nos queden muchos días…).

(ii) Una cosa que debes tener en cuenta es que la fecha de inicio y fin se contabilizan en el cálculo.

(iii) Podemos usar un nombre para dicho rango, es más cómodo.