Buscar en varias columnas con Excel. Donde no llega la función BUSCARV…

Excel es sin duda alguna un gran programa y aunque, como es mi caso, lleves mucho tiempo trabajando con él, siempre encuentras cosas que aprender e investigar. Lo mejor de Excel es que siempre puedes aprender algo.

No sé si me equivoco, pero tengo la impresión de que en general las fórmulas matriciales son unas grandes desconocidas. Y sin embargo estoy convencidísima de su gran utilidad. Puede que tengan algún inconveniente (quizá consuman muchos recursos, es cierto), pero en la “dosis” justa, seguro que podemos obtener un rendimiento óptimo de nuestras hojas.

Ya hemos dedicado algún que otro post a la función BUSCARV (*), una de las más útiles que tiene Excel, sin duda. El caso es que BUSCARV tiene algunas limitaciones, y probablemente las más importantes es que sólo permite buscar en la primera columna de la tabla de datos. Es extremadamente útil cuando esta posición es ocupada por datos únicos y de los cuales sabemos a ciencia cierta que no se van a dar repetidos (ejemplos típicos podrían ser el DNI, el número de las facturas, el código de artículo), que identifican de manera única el registro.

¿Qué pasa entonces si en nuestro caso tenemos registros que no hay manera de identificar como hemos descrito anteriormente? Imaginemos que tenemos la siguiente tabla de productos y, por los motivos que sean,  no podemos modificar su estructura:

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Realizar en Excel un test con varias respuestas posibles, de forma que se corrija él solito.

Estoy preparando para mis alumnos un Excel que contendrá unas preguntas tipo test de éstas que tienen varias respuestas posibles. La idea es que puedan evaluar por sí mismos los conocimientos adquiridos.

En realidad no es muy difícil de hacer, aunque sí entretenido y un poco laborioso.

Vamos paso a paso.

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BuscarV en varias hojas y en varios libros

Ya en alguna ocasión hemos hablado de la utilidad de la función BuscarV de Excel para buscar y extraer datos en una tabla (puedes mirar cómo es aquí, en este post). Casi con toda seguridad, si manejas de manera habitual muchos datos, habrás tenido ocasión de usarla y la conoces. Si no es así, desde luego te animo a que lo hagas, estoy segura de que no lo lamentarás y no es nada complicada.

Como probablemente sepas, la función BuscarV encuentra un valor en la primera columna de una tabla y extrae el dato que le digas de esa misma línea. Hoy vamos ir un poco más lejos y  suponer que por la circunstancia  que sea, tienes los datos de tu tabla distribuidos en varias hojas. A lo mejor no es lo más frecuente, pero se podría dar.

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Fórmulas que hacen referencia a otro libro

Ya en una ocasión anterior comentamos cómo tener varios libros abiertos y trabajar con ellos, >ver aquí<.

Comentábamos entonces que podemos tenerlos abiertos simultáneamente y mostrándolos en la pantalla en mosaico, comparar datos contenidos en uno y en otro, o compartir datos en fórmulas. Supongamos que tenemos los siguientes libros:

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Crear nombres de rango rápidamente con Excel

Los nombres de rango nos facilitan la introducción de fórmulas y otras tareas con rangos. Por ejemplo, si tenemos el IVA en la celda Z67, siempre será más fácil acordarnos de la palabra IVA que de Z67, y más si tenemos en cuenta que por lo general nuestra hoja de cálculo estará plagada de cantidades, fácilmente podemos confundir unas celdas con otras.

En Excel solemos tener varias maneras de hacer una misma cosa y ésta no iba a ser una excepción, hay varias maneras de nombrar rangos, sí. Pero vamos a ver dos muy sencillas.

La primera: supongamos que es la Z67 a la que deseas llamar IVA. Selecciónala. Busca a la izquierda en la barra de fórmulas, donde te aparece la celda actual.

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Ahí donde ves la celda o rango actual. Pues haz clic ahí, y escribe el nombre, en nuestro caso IVA.

Segunda forma: Supongamos que tenemos este rango:

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Como ves, ocupa el rango señalado es B2:B6. Contiene en la primera celda un título: importes, y a continuación unas cantidades. Para este caso, selecciona el rango, pero no olvides incluir el título (fíjate que antes no lo hicimos). Selecciona ahora la pestaña Fórmulas, y busca una opción que se llama Crear desde la selección. A continuación te aparecerá un cuadro en el cual debes indicar dónde está situado el texto que quieres usar para nombrar el rango. En nuestro caso es la fila superior, donde hemos puesto la palabra importes. Revísalo y modifícalo si no fuera correcto, aunque por lo general Excel suele detectarlo y proponerlo correctamente, por lo que seguramente solo deberás darle a aceptar y el nombre de rango se creará.

Si quieres comprobar qué nombres de rango hay en tu hoja, pulsa en una lista desplegable que hay en la parte izquierda de la barra de fórmulas, ahí tienen que estar los que acabamos de crear.

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Entonces por ejemplo, podrías introducir fórmulas como ésta :  =SUMA(importes)*IVA. Mucho más sencillo de recordar y con más sentido que las fórmulas a base de coordenadas