Lista desplegable rápida para la introducción de datos.

Ya en su momento vimos cómo hacer listas desplegables. Sin embargo existe una posibilidad rápida de hacer y que no tiene mucha complicación. Supongamos que estamos introduciendo datos en una tabla de datos, si pulsamos la combinación de teclas Alt + flecha hacia abajo, veremos que aparece una lista con los distintos datos introducidos hasta ese momento. Algo similar al ejemplo de la imagen a continuación:

Imagen

Como vemos en la columna estado aparecen las siguientes posibilidades: Cancelado, Pagado o Reservado.

Ventajas de esta forma de hacer listas desplegables: que es muy rápido y no se necesita hacer nada, basta con pulsar las teclas Alt + flecha hacia abajo.

Desventajas: que no existe ningún control sobre lo introducido, puedo escribir otro valor que no esté el la lista desplegable.

En cualquier caso, la elección de uno u otro dependerá de las necesidades que tengamos en ese momento.

Hacer listas desplegables en Excel, para entrada de datos

Las listas desplegables nos facilitan la entrada de datos evitándonos tener que mecanografiar éstos cada vez, y así también disminuye la posibilidad de cometer errores. Es apropiada siempre que conozcamos los posibles valores que puede tomar el dato en cuestión.
Por ejemplo, supongamos que tenemos una agencia de viajes, y tenemos como posibles destinos una serie de ciudades: Paris, Londres, etc.
Hacemos una entrada de datos en la que anotaremos el número, fecha y titular de la reserva. En lugar de tener que teclear para cada ficha la ciudad correspondiente, queremos poder elegirla rápidamente de una lista desplegable.
Para ello, pondremos en algún lugar de la hoja (mejor si no queda a la vista, incluso podría ser en otra hoja) la lista de las ciudades. Por ejemplo:

Lista desplegable
Lista desplegable

En la imagen podemos ver una ficha de entrada de datos para las reservas y a un lado (rango E3:E10) una lista con las ciudades que pueden ser destino.
Tal y como está, podrías dar al rango E3:E10 un nombre, por ejemplo , podemos llamarle Ciudad. Así será más sencillo de manejar (puedes ver en un post anterior Cómo dar nombres a rangos).
En la celda C8 necesitamos que aparezca la lista desplegable. Nos situamos en ella y buscamos en el menú de Excel, dentro de la pestaña Datos la opción Validación de datos (esta opción aparece dos veces, una dentro de otra). Nos aparecerá entonces un cuadro. En el punto Permitir, elegir lista y en origen pondremos =Ciudad (o el nombre que hayas dado al rango). Tal y cómo se puede ver a continuación:

Lista desplegable
Lista desplegable

Si ahora vamos a la ficha de entrada y nos posicionamos en la celda C8, vemos que aparece una lista de la cual podremos elegir el elemento que queramos.

Lista desplegable
Lista desplegable