Hacer que tus documentos word tengan enlaces a otras partes dentro de él

En ocasiones escribimos un documento  de Word y queremos hacer referencia a algo que ya mencionamos con anterioridad o que explicaremos más adelante. De repente escribimos algo así: “…como comentábamos en el capítulo anterior…” y nos gustaría de alguna manera posibilitar al lector ir a esa posición en que se mencionó el tema. Escribir el número de página es una opción, pero resulta poco práctico. De una parte la persona que nos lee tiene que ir a buscar la página, y es incómodo. Además, en el caso (frecuente) de que modifiquemos el documento, añadiendo o eliminando páginas, el número de la página que contiene la referencia varía y tendríamos que estar atentos para reflejarlo.

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Seleccionar rango en Excel por medio de teclado

Si eres de los que se maneja mucho mejor con el teclado que con el ratón, no dispones de éste último, o por el motivo que sea, puedes marcar rangos por medio del teclado.

Sitúa el cursor en la primera celda del rango que quieres marcar. Pulsa F8. Verás que en la parte de abajo de la pantalla ha aparecido el aviso “Ampliar selección”. Utiliza las teclas de desplazamiento, las que tienen unas flechas que indican hacia la derecha, abajo, etc. La celda primera queda fija y según te desplaces, el rango se irá marcando.

Escribir de forma rápida los argumentos de una función de Excel

Cuando estás escribiendo una función en Excel, justo en el momento en el que escribes el primer paréntesis, verás que aparece una etiqueta con la sintaxis de ésta. Es ella aparecen detallados los argumentos que has de escribir, en qué orden y de qué manera, tal y como se puede ver en la imagen siguiente:

argumentos
argumentos

Si en ese momento pulsas la combinación de teclas Ctrol + May + A, comprobarás que la etiqueta se traslada a la barra de fórmulas, aparece el primer argumento seleccionado y puede ayudarte a recordar la forma en la que tienes que escribir la función. Puedes seleccionar los rangos de la misma forma que lo harías normalmente. Recuerda que los argumentos que aparecen entre corchetes [ ] son opcionales y por lo tanto puedes ponerlos o no según lo que necesites en ese momento.

Entrada en la celda que ocupa varias líneas

Cuando escribimos algo en una celda de la hoja de cálculo, y es muy largo, vemos que “desborda” el ancho de la columna. La entrada aparenta ocupar la celda contigua. Realmente esto no es así, la entrada no ocupa la celda contigua. Lo podemos comprobar porque seguimos viendo en la barra de fórmulas el contenido en la misma celda. Y porque si nos situamos en la celda contigua y escribimos algo, ese algo solapa la parte que sobresalía.
Si lo que necesitamos es que al escribir la entrada, quede en la misma celda y queremos que se produzca un salto de línea donde nosotros decidamos, sólo tenemos que pulsar la combinación de teclas Alt + Intro, en lugar de dar solo Intro, en aquel punto en el que queramos comenzar una nueva línea.
En el ejemplo hemos escrito el texto de la primera línea: “Volverán las oscuras golondrinas” en la celda, y hemos pulsado Alt + Intro para comenzar en la siguiente:

Varias lineas
Varias lineas

El resultado final se muestra en la imagen a continuación. Para ver el contenido completo de la entrada, pulsamos en el botón que hay a la derecha de la barra de fórmulas y se despliega la entrada:

Varias lineas
Varias lineas

También es válido cuando tenemos una fórmula muy larga y queremos hacer una separación visual que nos permita su mejor comprensión.

Rango transponer, la opción para cambiar filas por columnas y viceversa

La opción transponer es muy sencilla de utilizar y nos ayuda cuando queremos cambiar la distribución de un rango de forma que lo que es una fila se convierta en columna y lo que es una columna se convierta en fila.

Por ejemplo, tenemos en rango siguiente:

Imagen

Como vemos se compone de dos columnas (A y B) y seis filas. Señalamos dicho rango (A1:B6) y seguimos el procedimiento normal para copiarlo, podemos pulsar la combinación Ctrl + C, que es lo más rápido. Nos situamos en el rango de destino, por ejemplo en la celda C1 (basta con que señales la primera celda) y pulsamos en la lista desplegable del botón Pegar (hay un pequeño triangulo en la parte inferior de la opción, al pulsar aparecen las opciones). Seleccionaremos entonces la opción Transponer y obtenemos lo siguiente:

Imagen

Lo que antes era la columna de los colores aparece ahora en la primera fila, igualmente ha ocurrido con los días. Ahora tenemos un rango de seis columnas por dos filas (C1:H2).

También podemos usar la opción de mover pulsando Ctrl + X si no deseamos que el rango de origen permanezca.

Lista desplegable rápida para la introducción de datos.

Ya en su momento vimos cómo hacer listas desplegables. Sin embargo existe una posibilidad rápida de hacer y que no tiene mucha complicación. Supongamos que estamos introduciendo datos en una tabla de datos, si pulsamos la combinación de teclas Alt + flecha hacia abajo, veremos que aparece una lista con los distintos datos introducidos hasta ese momento. Algo similar al ejemplo de la imagen a continuación:

Imagen

Como vemos en la columna estado aparecen las siguientes posibilidades: Cancelado, Pagado o Reservado.

Ventajas de esta forma de hacer listas desplegables: que es muy rápido y no se necesita hacer nada, basta con pulsar las teclas Alt + flecha hacia abajo.

Desventajas: que no existe ningún control sobre lo introducido, puedo escribir otro valor que no esté el la lista desplegable.

En cualquier caso, la elección de uno u otro dependerá de las necesidades que tengamos en ese momento.

Hacer que tu libro de Excel te recuerde un acontecimiento importante…

…por ejemplo, la fecha de tu cumpleaños :). Bueno, es broma, puede ser una cita, una entrega de trabajo o cualquier otra cuestión.
Para ello podemos usar las funciones siguientes:

  • =hoy() No requiere ningún argumento y devuelve la fecha del sistema.
  • =dia() Recibe un argumento de tipo fecha. Devuelve el día de una fecha pasada como argumento.
  • =mes() Similar a la anterior. Recibe un argumento de tipo fecha y devuelve el mes de una fecha.
  • =y() Nos sirve para unir dos (o más) condiciones. Devuelve verdadero solo si ambas son verdaderas. Devuelve falso si ambas son falsas, o una de ellas (cualquiera) es falsa.
  • =si() Puede recibir hasta tres argumentos, si bien solo el primero es obligatorio y los otros dos son opcionales. Evalúa la primera condición pasada como argumento. En el caso de ser cierta, hará lo especificado como segundo argumento, en el caso de ser falsa, lo especificado en el tercer argumento.

Con todo ello, componemos la fórmula siguiente:
=SI(Y(DIA(HOY())=2;MES(HOY())=2);"Felicidades";"")
Lo que más o menos en lenguaje normal sería: si el día de hoy es 2 y el mes de hoy es 2, entonces escribe el texto “Felicidades”, y si no es cierto, escribe “” (no aparece nada).
Observaciones:

  • Cuidado con los paréntesis. Debe haber el mismo número de paréntesis abiertos como cerrados. Y sobre todo, deben estar en la posición correcta.
  • Al hilo del punto anterior, observamos cómo usamos una función dentro de otra. A esto lo llamamos anidamiento de funciones. Se evalúan de dentro hacia fuera.
  • Si no te ha funcionado al poner la fórmula, comprueba que la fecha de tu ordenador coincida con la que estás escribiendo en la fórmula. Si no es así, para probar puedes cambiarla (no olvides volverla a poner bien luego). Si aún así sigue sin aparecer, guarda el libro de excel y vuelve a abrirlo.
  • La función comprobará cada día que abres el libro si el mes y el día del sistema coincide con el de la fórmula.