Cómo añadir un tipo de letra que te guste a tus documentos Office

Puedes buscar a través de la red. Encontrarás multitud de sitios para descargar tipos de letras de forma gratuita. Basta con que busques un poco. Puedes poner “tipos de letra gratis”, “fuentes gratuitas”, etc. Una vez localizada la letra que te gusta, estas páginas disponen normalmente de un botón en donde te permitirán descargarlas, para bajarlas a tu ordenador. Suelen facilitarte varios ficheros en distintos formatos y algún tipo de instrucción. Así que lo que se suele descargar es un archivo comprimido. Búscalo en el lugar de las descargas y, con el programa adecuado, descomprime el archivo:

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Fórmulas que hacen referencia a otro libro

Ya en una ocasión anterior comentamos cómo tener varios libros abiertos y trabajar con ellos, >ver aquí<.

Comentábamos entonces que podemos tenerlos abiertos simultáneamente y mostrándolos en la pantalla en mosaico, comparar datos contenidos en uno y en otro, o compartir datos en fórmulas. Supongamos que tenemos los siguientes libros:

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“Alimentar” nuestra hoja de cálculo excel con los datos de una página web.

Se trata de una opción bastante sencilla de usar y que nos puede evitar la tediosa tarea de tener que introducir los datos uno a uno desde una página, en aquellos casos en los que nuestro trabajo así lo requiera. Ejemplos que se me ocurren en los que puede ser el caso, varios. Algunos muy evidentes, como en aquellos en que se trabajen con cotizaciones de bolsa o cambios de monedas extranjeras.

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Administrador de escenarios de Excel

El administrador de escenarios de Excel nos facilita la realización de distintos supuestos, y la comparación de los resultados de éstos. Cada uno de estos supuestos es lo que se llama escenario. Podemos hacer distintos escenarios, guardarlos, visualizarlos, obtener informes con ellos, etc.

Imaginemos que se nos ha encargado la organización de un evento musical en un local. Queremos vender tres tipos distintos de entradas, cada una de las cuales tendrá un precio diferente. La organización de dicho evento conlleva una serie de gastos fijos de iluminación, etc. Estamos barajando varias posibilidades en cuanto al precio a asignar a cada entrada y nos gustaría hacer una comparativa de las ganancias en función de éste. De esta manera, sabremos nuestras ganancias y será más fácil ajustar los otros conceptos.

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Copiar solamente aquellas celdas que se ven

Hay veces que por el motivo que sea, necesitamos copiar un rango en el cual parte está oculto. Puede ser el caso que hemos realizado subtotales, esquemas, ocultado filas o columnas, etc. Pero si copiamos con las opciones normales, aunque esas celdas no estén a la vista, se copian como si sí lo estuvieran.

Supongamos que tenemos la lista siguiente:

Imagen

Y que ocultamos las filas de la 3 a la 5, así:

Imagen

Ahora queremos copiar el rango anterior, pero solo lo que se ve. Si actuamos copiando con normalidad, lo que se copia es todo, es decir, lo de la primera imagen.

Si queremos copiar solo lo que vemos procederemos de la manera siguiente:

  • Marcar el rango a copiar (de A1:A7, incluyendo las celdas ocultas)
  • Pulsar F5. Aparece el cuadro de Ir a. Pulsar en el botón de abajo donde pone especial.
  • En la pantalla siguiente, señalar Sólo celdas visiblesy aceptar.
  • Pulsar copiar (Ctrl + C). Posicionarse en el destino y pegar (Ctrl + V)

Nota: El proceso también puede realizarse seleccionando rangos discontinuos, pero en el caso de ser muchos, puede ser una labor bastante tediosa y de esta forma resultará más sencillo y rápido.

 

La función Buscarv

Probablemente sea una de las funciones más útiles de Excel. Nos puede ayudar a extraer datos de una tabla o lista de datos de forma muy rápida. Buscav es no es nada complicada de usar. Y aunque tiene varios argumentos, una vez se comprenden éstos, resulta bastante sencilla.
La sintaxis general de la función es como sigue:
BUSCARV(valor,matriz,columna,ordenado)
Veamos con más detalle a qué corresponde cada uno de los argumentos de la función:

  • Valor: Se refiere al dato que buscamos. Buscarv tiene la peculiaridad, eso sí, que el valor que queremos encontrar deberá estar en la primera columna de la tabla de datos en la que busquemos.
  • Matriz: Es el rango que ocupa la tabla de datos en la cual vamos a consultar.
  • Columna: Aquí pondremos un número que corresponderá a la posición de la columna en la que está el dato que queremos extraer dentro de la matriz anterior. Es tan sencillo como contar las columnas comenzando por la izquierda y poner el número de la que contiene lo que queremos que nos muestre.
  • Ordenado: Este argumento es opcional. Si no lo ponemos tendrá el valor 0/FALSO, ya que es el que se asigna por defecto. Solo puede tener dos valores: 0 ó 1, o sus equivalentes: FALSO/VERDADERO. Si ponemos 0 o FALSO (opción por defecto), se buscará una coincidencia exacta con el valor buscado y en el caso de no encontrarla, mostrará error. Si ponemos 1 o VERDADERO, no tendremos error, ya que en caso de no encontrarse exactamente lo que buscamos, mostrará el valor más cercano. Depende del tipo de búsqueda que estemos haciendo, unas veces interesará una opción u otra. Veremos un ejemplo para cada una para que quede más claro.

Vamos poner un ejemplo práctico, seguro que de esta forma se entenderá mucho mejor.
Supongamos que tenemos la siguiente tabla de datos:

buscarv
buscarv

Se trata de una lista de alumnos, sus datos personales, notas y asistencia a clase. Hemos puesto cada uno de los alumnos en una fila y cada uno de los datos en una columna. Así por ejemplo, el alumno 3 es María González Rubio, su nota es un 4,5 y asistencia 50.
Supongamos que ahora quiero hacer una ficha en la que solo con introducir el número que identifica al alumno, me aparecerán el resto de datos que le corresponda. En esta tabla tenemos muy pocos datos, pero si tuviéramos cientos o miles de registros, entonces sí sería de gran ayuda poder localizarlos con solo ese dato ¿verdad?. Hemos hecho la siguiente entrada (puede situarse en la misma hoja o en otra distinta, según prefieras o necesites):

buscarv
buscarv

Queremos que en la posición del cursor, la celda C19, se introduzca el número de alumno y automáticamente nos rellene los datos correspondientes en las celdas C20 (nombre), C21 (apellidos), C22 (nota media) y C23 (asistencia). Para ello en cada una de ellas pondremos una fórmula buscarv que extraerá el dato correcto. Todas ellas tienen en común que extraerán los datos de la misma tabla de datos, la que habíamos situado en el rango A6:E13 (no es necesario que incluyas en el rango los encabezados de la columna). También tienen en común que lo que buscaremos será el número del alumno que está situado en C19. Estos dos datos son iguales para todas las fórmulas, si quieres que haciendo la primera puedas copiarla en las demás, debes hacer absolutas estas direcciones poniendo el símbolo $ delante, así: $C$19 y $A$6:$E$13. Ya tenemos los dos primeros argumentos que hemos de poner en la función: qué buscamos y dónde lo buscamos, fácil ¿no?.
El nombre del alumno está situado en la segunda columna de la tabla de datos, los apellidos en la tercera columna, la nota y la asistencia en la cuarta y quinta respectivamente. Estos datos serían el tercer argumento de la función.
En cuanto al cuarto argumento, hemos de observar que cuando hagamos una búsqueda de un alumno deben aparecerme los datos de ese alumno en cuestión, no se puede admitir ninguna aproximación. En el caso de que el alumno no se encuentre, es mejor que se avise con un error a que aparezcan los datos de otro. Por lo tanto el último argumento será 0 o FALSO. Como esta opción es la que se considera por defecto, podemos omitir este argumento, ya que es opcional.
Vamos pues con las fórmulas.
Nos situamos en la celda en la que deseamos obtener el primer dato, el nombre del alumno, la celda C20, y escribimos la siguiente fórmula:
=BUSCARV($C$19;$A$6:$E$13;2;0)
Recordemos:

  • $C$19 Celda donde pondremos el número a buscar
  • $A$6:$E$13 Rango en el que se encuentra la tabla de datos a consultar
  • 2 número de columna en la que se encuentra el nombre
  • 0 significa que la coincidencia del dato a buscar debe ser exacta

Una vez completada la fórmula, damos enter. Si te ha aparecido un error, se debe a que en la C19 no tienes ningún dato aún. Escribe un número que se encuentre en la tabla de datos, por ejemplo 7. Te debe aparecer el nombre del alumno.
De la misma manera completaremos el resto de fórmulas:

buscarv
buscarv

Observa cada una de las fórmulas anteriores y las referencias que se usan como argumentos. El resultado es el siguiente:

buscarv
buscarv

Situando el cursor en la celda C19, y cambiando el número de alumno, aparecerán los datos de ese alumno de forma instantánea .

Formulario rápido para introducir datos en una tabla de datos Excel

Excel dispone de la posibilidad de tener un formulario para introducir datos, y aunque es bastante sencillo, puede sernos útil en algunos casos. Este formulario no está disponible en la cinta de opciones por lo que para tenerlo, vamos a incorporarlo previamente. Haremos que aparezca en la barra rápida que tenemos en la esquina superior izquierda:

Imagen

Para ello pulsaremos en Archivo (o botón de Excel en la versión 2007)  y elegimos “opciones de Excel” (se encuentra en la esquina inferior del menú). Elegimos personalizar y aparecerá la pantalla siguiente:

Imagen

 

En la parte de la izquierda tenemos todos los iconos del programa, en la derecha los de la barra rápida. Para que un icono se incorpore a la barra rápida (podría ser útil para aquellas opciones que solemos usar mucho y no queremos tener que andar buscándolas en la cinta de opciones). Buscamos el formulario. Lo mejor es seleccionar “comandos que no están en la cinta de opciones” en la lista de arriba, donde pone “Comandos disponibles en”. Veremos que cambian los iconos de la izquierda, buscamos “formulario” (está en orden alfabético). Lo seleccionamos y le damos al botón agregar. No olvides darle a Aceptar, si no no se guardará el cambio. Si todo fue bien, aparecerá el nuevo icono en la barra rápida.
Si tienes una tabla de datos, no tienes más que pulsarlo y te aparecerá un formulario con el cual podrás incorporar, borrar, modificar, etc, datos a tu tabla de datos. Similar a éste:

Imagen

Nosotros teníamos una tabla de datos definida con los campos que se pueden ver en la imagen, al pulsar en el icono de formularios, nos aparece una ficha por cada una de las películas en la tabla.