Rangos dinámicos o cómo hacer que los rangos se actualicen ellos solos cuando modifiques las celdas que contienen

Éste es un tema un tanto complejo, pero sin duda muy interesante y útil de Excel.

En un post anterior vimos la posibilidad de nombrar rangos (pulsa aquí, si no lo recuerdas o quieres leerlo). En aquella ocasión lo hicimos de una forma rápida y sencilla, pero ¿qué pasa si una vez que has nombrado el rango incorporas o borras nuevos elementos?. Por ejemplo, supón que tienes una lista desplegable como la del ejemplo que hicimos aquí, que se nutre de un rango previamente nombrado y, en algún momento, necesitas incorporar una nueva ciudad. Parece lógico que la lista puede aumentar e incluso disminuir según las necesidades. Tal y como lo tenemos planteado, la solución pasaría por tener que estar pendiente de estas modificaciones y cambiar el nombre asignándolo al nuevo rango.

Sin embargo, es posible crear lo que denominamos rangos dinámicos. Por medio de estos rangos dinámicos conseguimos que sea el propio programa el que se ocupe de actualizar el número de celdas que pertenecen a un nombre de rango, de forma que si incorporamos un elemento nuevo, o lo borramos, el nombre sigue siendo válido, ya que incorpora de forma automática los cambios.

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Seleccionar rango en Excel por medio de teclado

Si eres de los que se maneja mucho mejor con el teclado que con el ratón, no dispones de éste último, o por el motivo que sea, puedes marcar rangos por medio del teclado.

Sitúa el cursor en la primera celda del rango que quieres marcar. Pulsa F8. Verás que en la parte de abajo de la pantalla ha aparecido el aviso “Ampliar selección”. Utiliza las teclas de desplazamiento, las que tienen unas flechas que indican hacia la derecha, abajo, etc. La celda primera queda fija y según te desplaces, el rango se irá marcando.

Copiar solamente aquellas celdas que se ven

Hay veces que por el motivo que sea, necesitamos copiar un rango en el cual parte está oculto. Puede ser el caso que hemos realizado subtotales, esquemas, ocultado filas o columnas, etc. Pero si copiamos con las opciones normales, aunque esas celdas no estén a la vista, se copian como si sí lo estuvieran.

Supongamos que tenemos la lista siguiente:

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Y que ocultamos las filas de la 3 a la 5, así:

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Ahora queremos copiar el rango anterior, pero solo lo que se ve. Si actuamos copiando con normalidad, lo que se copia es todo, es decir, lo de la primera imagen.

Si queremos copiar solo lo que vemos procederemos de la manera siguiente:

  • Marcar el rango a copiar (de A1:A7, incluyendo las celdas ocultas)
  • Pulsar F5. Aparece el cuadro de Ir a. Pulsar en el botón de abajo donde pone especial.
  • En la pantalla siguiente, señalar Sólo celdas visiblesy aceptar.
  • Pulsar copiar (Ctrl + C). Posicionarse en el destino y pegar (Ctrl + V)

Nota: El proceso también puede realizarse seleccionando rangos discontinuos, pero en el caso de ser muchos, puede ser una labor bastante tediosa y de esta forma resultará más sencillo y rápido.

 

Crear nombres de rango rápidamente con Excel

Los nombres de rango nos facilitan la introducción de fórmulas y otras tareas con rangos. Por ejemplo, si tenemos el IVA en la celda Z67, siempre será más fácil acordarnos de la palabra IVA que de Z67, y más si tenemos en cuenta que por lo general nuestra hoja de cálculo estará plagada de cantidades, fácilmente podemos confundir unas celdas con otras.

En Excel solemos tener varias maneras de hacer una misma cosa y ésta no iba a ser una excepción, hay varias maneras de nombrar rangos, sí. Pero vamos a ver dos muy sencillas.

La primera: supongamos que es la Z67 a la que deseas llamar IVA. Selecciónala. Busca a la izquierda en la barra de fórmulas, donde te aparece la celda actual.

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Ahí donde ves la celda o rango actual. Pues haz clic ahí, y escribe el nombre, en nuestro caso IVA.

Segunda forma: Supongamos que tenemos este rango:

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Como ves, ocupa el rango señalado es B2:B6. Contiene en la primera celda un título: importes, y a continuación unas cantidades. Para este caso, selecciona el rango, pero no olvides incluir el título (fíjate que antes no lo hicimos). Selecciona ahora la pestaña Fórmulas, y busca una opción que se llama Crear desde la selección. A continuación te aparecerá un cuadro en el cual debes indicar dónde está situado el texto que quieres usar para nombrar el rango. En nuestro caso es la fila superior, donde hemos puesto la palabra importes. Revísalo y modifícalo si no fuera correcto, aunque por lo general Excel suele detectarlo y proponerlo correctamente, por lo que seguramente solo deberás darle a aceptar y el nombre de rango se creará.

Si quieres comprobar qué nombres de rango hay en tu hoja, pulsa en una lista desplegable que hay en la parte izquierda de la barra de fórmulas, ahí tienen que estar los que acabamos de crear.

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Entonces por ejemplo, podrías introducir fórmulas como ésta :  =SUMA(importes)*IVA. Mucho más sencillo de recordar y con más sentido que las fórmulas a base de coordenadas