12+1 trucos en Excel para hacer tu trabajo más eficiente y rápido.

1.- Usa el corrector para escribir abreviadamente nombres largos:

En Archivo/Opciones/Revisión, pulsa en el botón Opciones de Autocorrección. Escribe la abreviatura y aquello por lo que se tiene que sustituir cuando se escriba ésta. Como en este ejemplo:

Uso del corrector
Ejemplo de texto

Cuando escribas MSM en tu hoja, aparecerá automáticamente el texto “Muy señores míos: “. Lo mismo puedes hacer para cualquier nombre largo que tengas que escribir con frecuencia.

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Seleccionar rango de Excel por medio de teclado

Si eres de los que se maneja mucho mejor con el teclado que con el ratón, no dispones de éste último, o por el motivo que sea, puedes marcar rangos por medio del teclado.

Sitúa el cursor en la primera celda del rango que quieres marcar. Pulsa F8. Verás que en la parte de abajo de la pantalla ha aparecido el aviso “Ampliar selección”. Utiliza las teclas de desplazamiento, las que tienen unas flechas que indican hacia la derecha, abajo, etc. La celda primera queda fija y según te desplaces, el rango se irá marcando.

Entrada en la celda de Excel que ocupa varias líneas.

Cuando escribimos algo en una celda de la hoja de cálculo, y es muy largo, vemos que “desborda” el ancho de la columna. La entrada aparenta ocupar la celda contigua. Realmente esto no es así, la entrada no ocupa la celda contigua. Lo podemos comprobar porque seguimos viendo en la barra de fórmulas el contenido en la misma celda. Y porque si nos situamos en la celda contigua y escribimos algo, ese algo solapa la parte que sobresalía.
Si lo que necesitamos es que al escribir la entrada, quede en la misma celda y queremos que se produzca un salto de línea donde nosotros decidamos, sólo tenemos que pulsar la combinación de teclas Alt + Intro, en lugar de dar solo Intro, en aquel punto en el que queramos comenzar una nueva línea.
En el ejemplo hemos escrito el texto de la primera línea: “Volverán las oscuras golondrinas” en la celda, y hemos pulsado Alt + Intro para comenzar en la siguiente:

Varias lineas
Varias lineas

El resultado final se muestra en la imagen a continuación. Para ver el contenido completo de la entrada, pulsamos en el botón que hay a la derecha de la barra de fórmulas y se despliega la entrada:

Varias lineas
Varias lineas

También es válido cuando tenemos una fórmula muy larga y queremos hacer una separación visual que nos permita su mejor comprensión.

Rango transponer, la opción para cambiar filas por columnas y viceversa, al copiar un rango de Excel.

La opción transponer es muy sencilla de utilizar y nos ayuda cuando queremos cambiar la distribución de un rango de forma que lo que es una fila se convierta en columna y lo que es una columna se convierta en fila.

Por ejemplo, tenemos en rango siguiente:

Imagen

Como vemos se compone de dos columnas (A y B) y seis filas. Señalamos dicho rango (A1:B6) y seguimos el procedimiento normal para copiarlo, podemos pulsar la combinación Ctrl + C, que es lo más rápido. Nos situamos en el rango de destino, por ejemplo en la celda C1 (basta con que señales la primera celda) y pulsamos en la lista desplegable del botón Pegar (hay un pequeño triangulo en la parte inferior de la opción, al pulsar aparecen las opciones). Seleccionaremos entonces la opción Transponer y obtenemos lo siguiente:

Imagen

Lo que antes era la columna de los colores aparece ahora en la primera fila, igualmente ha ocurrido con los días. Ahora tenemos un rango de seis columnas por dos filas (C1:H2).

También podemos usar la opción de mover pulsando Ctrl + X si no deseamos que el rango de origen permanezca.

Lista desplegable Excel de forma rápida para la introducción de datos en la celda.

Ya en su momento vimos cómo hacer listas desplegables. Sin embargo existe una posibilidad rápida de hacer y que no tiene mucha complicación. Supongamos que estamos introduciendo datos en una tabla de datos, si pulsamos la combinación de teclas Alt + flecha hacia abajo, veremos que aparece una lista con los distintos datos introducidos hasta ese momento. Algo similar al ejemplo de la imagen a continuación:

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Copiar en Excel solamente aquellas celdas que se ven

Hay veces que por el motivo que sea, necesitamos copiar un rango en el cual parte está oculto. Puede ser el caso que hemos realizado subtotales, esquemas, ocultado filas o columnas, etc. Pero si copiamos con las opciones normales, aunque esas celdas no estén a la vista, se copian como si sí lo estuvieran.

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Forma de ajustar el ancho de las columnas en Excel al contenido de éstas, de forma automática y rápida sin tener que hacerlo nosotros.

Para seleccionar una columna basta con situar el cursor en donde vemos que aparece la(s) letra(s) correspondiente(s). Entonces si hacemos clic veremos que queda seleccionada y el programa nos lo indica resaltando la columna en otro color.

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