12+1 trucos en Excel para hacer tu trabajo más eficiente y rápido.

1.- Usa el corrector para escribir abreviadamente nombres largos:

En Archivo/Opciones/Revisión, pulsa en el botón Opciones de Autocorrección. Escribe la abreviatura y aquello por lo que se tiene que sustituir cuando se escriba ésta. Como en este ejemplo:

Uso del corrector
Ejemplo de texto

Cuando escribas MSM en tu hoja, aparecerá automáticamente el texto “Muy señores míos: “. Lo mismo puedes hacer para cualquier nombre largo que tengas que escribir con frecuencia.

2.- Cámbiale el nombre a la hoja de forma rápida:

Haz doble clic en la pestaña de la hoja, donde aparece el nombre. Aparecerá el nombre remarcado. Escribe el nombre nuevo. Pulsa Intro y listo.

3.- Oculta datos de miradas indiscretas:

Selecciona Inicio/Celdas/Formato/Formato de celdas/Personalizada. O más rápido aún: pulsa Ctrl + 1 y elige la pestaña Número. En tipo escribe ;;; y dale a Aceptar. Cuando escribas no se verá lo escrito. También puedes usar el mismo color de letra que el fondo para conseguir un efecto parecido, aunque es más fácil de detectar 🙂 o de cambiar accidentalmente.

Si te fijas en la barra de fórmulas, aunque no se vea en la hoja, lo que escribes sí está en la celda.

4.- Une textos con el operador &:

Si conoces la función concatenar, ya sabes que sirve para unir textos. Sin embargo es más sencillo y rápido si unes textos con el operador &. De esta manera:

Concatenar
Uniendo textos que se encuentran en diferentes celdas

Fíjate que entre A2 y B2 he puesto  “ “ (es un espacio entre comillas) para evitar que aparezca todo junto, igualmente entre B2 y C2.

¡Ah!, que no se me olvide, no necesariamente tiene que ser texto, también vale números, fechas, etc.

5.- Evita algunos errores en la entrada de datos:

Con el ritmo frenético con el que trabajamos a diario es muy comprensible que se cometan fallos. Uno de los más frecuentes en Excel son los de mecanografiado. Muchos pueden evitarse llamando la atención de la persona que escribe, en el mismo momento que ocurre.

Por ejemplo, supongamos que tenemos que rellenar una tabla con los datos de los trabajadores de nuestra empresa y uno de ellos es el número de hijos. Normalmente este dato no admite decimales, una persona no suele tener 2,0132 hijos…¿no?… (bueno, en las estadísticas sí, pero eso es otra cosa, jeje).

Seleccionamos Dato/Herramientas de datos/Validación de datos/Validación de datos (sí, hay dos opciones que se llaman igual y hay que seleccionarlas) Entonces en el cuadro que aparece a continuación elegimos que sea un número entero (sólo admitirás números enteros: 1, 2, 3, 4, etc.). Además podemos añadir algún límite, por ejemplo tampoco es habitual que se tengan -4 hijos (en negativo) podemos decir que sea mayor que 0, por si acaso. Así:

Validar datos
Evitar que se introduzcan decimales y números negativos.

Cuando alguien se equivoque, saltará un aviso (que por cierto, también puedes personalizar) para que se dé cuenta y pueda corregir el error.

6.- Introduce números con ceros a la izquierda:

Numéricamente el cero a la izquierda no tiene ningún valor. Si intentas escribir 000345 los ceros del comienzo desaparecerán y verás sólo 345. Y sin embargo hay números que lo requieren (códigos postales, números identificativos, teléfonos, etc.) Para esto hay varias soluciones. La más rápida es que escribas un apóstrofo al inicio, así: ‘000345. El número entra automáticamente como texto. Aparecerá una esquina en verde indicando que tiene un error. Como en este caso no lo es, podemos hacer que no aparezca la notificación del error. Selecciona Archivo/Opciones/Fórmulas. En el último grupo, desmarca la opción “Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo” que estará seleccionado por defecto.

7.- Desplazar o mover de forma rápida las celdas de un rango:

Cuando tienes seleccionado un rango verás que al mover el ratón por cualquiera de los lados de éste, el cursor se convierte en una cruz con las puntas de flecha. Más o menos se ve así:

Copiar y mover
En el borde de los rangos aparece el cursor cambiado mostrando una cruz,

En ese momento, haz clic con el ratón y arrastra hasta la posición nueva que desees. Suelta el botón. El rango se desplaza al lugar indicado.

Si haces esto mismo, y al hacer en el botón del ratón mantienes la tecla Ctrl, el resultado es que se copia.

8.- Una línea diagonal en una celda:

Por ejemplo para hacer una separación visual de los datos en las columnas y las filas. Así:

Diagonal en celda
Ejemplo de utilización de línea diagonal

Para ello selecciona Inicio/Fuente/Bordes/Mas bordes, el color y tipo de línea que desees. Luego pulsa en alguno de los botones indicado en la imagen según la orientación que quieras darle a la diagonal:

Diagonal en celda
Botones para añadir una línea diagonal a las celdas

No olvides pulsar Aceptar al final. Y listo.

9.- Añade varias columnas o filas de una sola vez:

Haz clic y arrastra seleccionando tantas columnas/filas como quieras añadir. ¿Quieres añadir cuatro filas? Pues clic y arrastra seleccionando cuatro filas. ¿Quieres añadir dos columnas? Clic y arrastra seleccionando dos columnas. Luego pulsa el botón derecho del ratón y elige Insertar. ¡Ah! Ten en cuenta que se insertan a partir de la primera columna/fila seleccionada. Esto quiere decir que si tienes algo escrito en esas posiciones, se desplazará hacia la derecha (en el caso de las columnas) o hacia abajo (en las filas). Así que piensa antes de insertar. De todas formas, lo puedes deshacer en el caso de que algo no salga bien. :S

10.- Abre varios libros a la vez:

Selecciónalos en su localización pulsando la combinación de teclas Ctrl + Intro. Y luego pulsa la tecla Intro. Excel abrirá todos los archivos a la vez, en bloque.

También puedes elegir Archivo /Abrir desde Excel, seleccionar varios ficheros de la lista con Ctrl+Intro y pulsar en el botón Abrir. El resultado es el mismo.

Si tienes que trabajar con varios archivos, es una forma rápida de abrirlos todos de una vez.

11.- Cambia de un libro abierto a otro rápidamente:

Al hilo del punto anterior, cuando tengas varios libros abiertos, puedes ir de uno a otro pulsando la combinación Ctrl + Tab. Excel irá cambiando de uno a otro y mostrándolos todos sucesivamente.

12.- Selecciona toda una hoja de forma rápida:

Simple y sencillo. Pulsa en la esquina superior izquierda (justo encima de la fila 1 y a la derecha de la columna A) y verás cómo Excel señala todas las celdas de la hoja actual.

Toda la hoja
Selección de toda la hoja

De esta forma podrás cambiar el tipo de letra, formatos, y realizar todo tipo de operaciones con toda la hoja de una sola vez.

12+1.- Añade opciones a la barra rápida para tener más a mano las que uses con frecuencia:

La barra rápida es ésa de la esquina superior izquierda que normalmente tiene tres opciones: guardar, deshacer y rehacer. A continuación puedes ver un pequeño triángulo. Si haces clic, aparecerán una serie de comandos, algunos muy habituales. Selecciona aquellos que te resulten más útiles y que uses con frecuencia. De esta forma los tendrás mucho más a mano y no tendrás que rebuscar entre las opciones de los menús.

Barra rápida
La barra rápida

En la imagen vemos que además de las habituales, hemos añadido el correo y la impresión rápida.

🙂

 

Seleccionar rango en Excel por medio de teclado

Si eres de los que se maneja mucho mejor con el teclado que con el ratón, no dispones de éste último, o por el motivo que sea, puedes marcar rangos por medio del teclado.

Sitúa el cursor en la primera celda del rango que quieres marcar. Pulsa F8. Verás que en la parte de abajo de la pantalla ha aparecido el aviso “Ampliar selección”. Utiliza las teclas de desplazamiento, las que tienen unas flechas que indican hacia la derecha, abajo, etc. La celda primera queda fija y según te desplaces, el rango se irá marcando.

Entrada en la celda que ocupa varias líneas

Cuando escribimos algo en una celda de la hoja de cálculo, y es muy largo, vemos que “desborda” el ancho de la columna. La entrada aparenta ocupar la celda contigua. Realmente esto no es así, la entrada no ocupa la celda contigua. Lo podemos comprobar porque seguimos viendo en la barra de fórmulas el contenido en la misma celda. Y porque si nos situamos en la celda contigua y escribimos algo, ese algo solapa la parte que sobresalía.
Si lo que necesitamos es que al escribir la entrada, quede en la misma celda y queremos que se produzca un salto de línea donde nosotros decidamos, sólo tenemos que pulsar la combinación de teclas Alt + Intro, en lugar de dar solo Intro, en aquel punto en el que queramos comenzar una nueva línea.
En el ejemplo hemos escrito el texto de la primera línea: “Volverán las oscuras golondrinas” en la celda, y hemos pulsado Alt + Intro para comenzar en la siguiente:

Varias lineas
Varias lineas

El resultado final se muestra en la imagen a continuación. Para ver el contenido completo de la entrada, pulsamos en el botón que hay a la derecha de la barra de fórmulas y se despliega la entrada:

Varias lineas
Varias lineas

También es válido cuando tenemos una fórmula muy larga y queremos hacer una separación visual que nos permita su mejor comprensión.

Rango transponer, la opción para cambiar filas por columnas y viceversa

La opción transponer es muy sencilla de utilizar y nos ayuda cuando queremos cambiar la distribución de un rango de forma que lo que es una fila se convierta en columna y lo que es una columna se convierta en fila.

Por ejemplo, tenemos en rango siguiente:

Imagen

Como vemos se compone de dos columnas (A y B) y seis filas. Señalamos dicho rango (A1:B6) y seguimos el procedimiento normal para copiarlo, podemos pulsar la combinación Ctrl + C, que es lo más rápido. Nos situamos en el rango de destino, por ejemplo en la celda C1 (basta con que señales la primera celda) y pulsamos en la lista desplegable del botón Pegar (hay un pequeño triangulo en la parte inferior de la opción, al pulsar aparecen las opciones). Seleccionaremos entonces la opción Transponer y obtenemos lo siguiente:

Imagen

Lo que antes era la columna de los colores aparece ahora en la primera fila, igualmente ha ocurrido con los días. Ahora tenemos un rango de seis columnas por dos filas (C1:H2).

También podemos usar la opción de mover pulsando Ctrl + X si no deseamos que el rango de origen permanezca.

Lista desplegable rápida para la introducción de datos.

Ya en su momento vimos cómo hacer listas desplegables. Sin embargo existe una posibilidad rápida de hacer y que no tiene mucha complicación. Supongamos que estamos introduciendo datos en una tabla de datos, si pulsamos la combinación de teclas Alt + flecha hacia abajo, veremos que aparece una lista con los distintos datos introducidos hasta ese momento. Algo similar al ejemplo de la imagen a continuación:

Imagen

Como vemos en la columna estado aparecen las siguientes posibilidades: Cancelado, Pagado o Reservado.

Ventajas de esta forma de hacer listas desplegables: que es muy rápido y no se necesita hacer nada, basta con pulsar las teclas Alt + flecha hacia abajo.

Desventajas: que no existe ningún control sobre lo introducido, puedo escribir otro valor que no esté el la lista desplegable.

En cualquier caso, la elección de uno u otro dependerá de las necesidades que tengamos en ese momento.

Copiar solamente aquellas celdas que se ven

Hay veces que por el motivo que sea, necesitamos copiar un rango en el cual parte está oculto. Puede ser el caso que hemos realizado subtotales, esquemas, ocultado filas o columnas, etc. Pero si copiamos con las opciones normales, aunque esas celdas no estén a la vista, se copian como si sí lo estuvieran.

Supongamos que tenemos la lista siguiente:

Imagen

Y que ocultamos las filas de la 3 a la 5, así:

Imagen

Ahora queremos copiar el rango anterior, pero solo lo que se ve. Si actuamos copiando con normalidad, lo que se copia es todo, es decir, lo de la primera imagen.

Si queremos copiar solo lo que vemos procederemos de la manera siguiente:

  • Marcar el rango a copiar (de A1:A7, incluyendo las celdas ocultas)
  • Pulsar F5. Aparece el cuadro de Ir a. Pulsar en el botón de abajo donde pone especial.
  • En la pantalla siguiente, señalar Sólo celdas visiblesy aceptar.
  • Pulsar copiar (Ctrl + C). Posicionarse en el destino y pegar (Ctrl + V)

Nota: El proceso también puede realizarse seleccionando rangos discontinuos, pero en el caso de ser muchos, puede ser una labor bastante tediosa y de esta forma resultará más sencillo y rápido.

 

Ajustar el ancho de las columnas en Excel al contenido de éstas

Para seleccionar una columna basta con situar el cursor en donde vemos que aparece la(s) letra(s) correspondiente(s). Entonces si hacemos clic veremos que queda seleccionada y el programa nos lo indica resaltando la columna en otro color.

Si situamos el cursor en la línea divisoria que se encuentra entre una columna y la que está a su derecha, notaremos que el cursor cambia y aparece como una cruz con flechas a ambos lados.  Si entonces pulsamos y arrastramos, podremos modificar el ancho de la columna al que deseemos. Si en vez de pulsar y arrastrar, damos doble clic, el programa ajusta de forma automática el ancho al contenido más largo que se encuentre en dicha columna.

Si seleccionamos varias columnas, también podemos seguir el mismo procedimiento para que se ajusten automáticamente cada una al contenido más largo.